Datenschutz in der Dienstplanung

Der Online-Dienstplan ist dank intelligenter Software schnell erstellt, einfach zu handhaben und sogar per Dienstplan App einsehbar. Dienstpläne beinhalten jedoch auch zahlreiche persönliche Daten Ihrer Mitarbeiter. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie bei der Erstellung Ihres Online-Schichtplans auf Arbeitnehmerschutz achten und auch rechtlich auf der richtigen Seite sind.

Persönliche Daten und die DSGVO

Offen ausgehängte Dienstpläne - ein Bild, das man besonders in kleineren Betrieben häufiger findet. Jeder kann den Klarnamen, die Arbeits- und Urlaubszeiten, krankheitsbedingte Fehltage und Fortbildungen seiner Kollegen einsehen. Manchmal sind sogar Geburtsdatum und Qualifikationen eingetragen.

An dieser Stelle gilt das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), das auch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) beinhaltet. Obwohl Datenschutz im Grunde bereits zuvor ein Thema gewesen ist, hat sich die Rechtslage seit dem Mai 2018 deutlich verschärft. Blieben Verstöße in Bezug auf Datenschutz in Unternehmen bisher meist folgenlos, soll der Umgang mit persönlichen Informationen nun verantwortungsbewusster werden. Die Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte ist demnach nur mit einer Zustimmung des jeweiligen Mitarbeiters erlaubt. Ist ein Arbeitnehmer beispielsweise mit dem öffentlichen Aushang des Dienstplans nicht einverstanden, muss dieser wieder abgenommen oder überarbeitet werden. 

Wenn Sie Dienstpläne öffentlich platzieren möchten, müssen Sie sich im Rahmen des Arbeitsvertrages oder einer anderen Zusatzvereinbarung die schriftliche Genehmigung Ihrer Mitarbeiter sichern. Grundsätzlich gilt: Nur der Arbeitgeber und der betreffende Mitarbeiter haben das Recht auf Kenntnis persönlicher Daten. Solche Informationen dürfen ohne Zustimmung nicht einmal innerhalb des Unternehmens öffentlich zugänglich sein.

Bedenken Sie: Falls zum Beispiel ein Mitarbeiter die Urlaubstage seines Kollegen einsieht und feststellt, dass dieser mehr freie Zeit bekommt, kann dies schnell zu Konflikten in Ihrem Unternehmen führen. Stellen Sie sich vor, alle Arbeitsverträge würden ausgedruckt im Flur aushängen, wo wirklich jeder die vertraglich zugesicherten Urlaubstage und das Gehalt aller Mitarbeiter einsehen könnte. 

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Mit einem Online-Dienstplan immer auf der sicheren Seite

Dank Dienstplan-Software ist die althergebrachte Excel-Tabelle oder der handgeschriebene Schichtplan überholt. Heute kann der Dienstplan einfach und schnell online erstellt werden. Das spart viel Zeit, lässt den Arbeitsalltag effektiver werden, verbessert die Kommunikation innerhalb Ihres Unternehmens und bietet Ihren Angestellten mehr Möglichkeiten ihre Arbeitsplanung aktiv mitzugestalten. Doch auch beim Erstellen von Online-Schichtplänen gelten die oben aufgeführten rechtlichen Vorgaben.

Ein klarer Vorteil des Online-Dienstplans: Bei Bedarf hat jeder Mitarbeiter nur Zugriff auf seinen eigenen Dienstplan. Diesen kann er jederzeit und auf jedem internetfähigen Gerät einsehen und bequem online mit Vorgesetzten kommunizieren.

Falls Ihre Angestellten jedoch zugestimmt haben, dass Kollegen ihre individuellen Arbeitszeiten und Schichten einsehen dürfen, fällt es Ihren Mitarbeitern im Umkehrschluss leichter Schichten untereinander zu tauschen und flexibel zu bleiben. Auf diese Weise können Angestellte viel unkomplizierter privaten Verpflichtungen nachgehen und außerberufliche Termine wahrnehmen. Sie als Vorgesetzter sehen alle Anträge auf Freizeit und Schichtänderungen in Echtzeit und bleiben immer informiert. Passen Sie Ihren Dienstplan online ganz einfach der jeweiligen Situation an.