Die 10 besten Personaleinsatzplanung Software 2024

Der korrekte Einsatz einer Personaleinsatzplanung Software kann für Unternehmen Zeit und Kosten sparen. Auf dem Markt gibt es bereits diverse Angebote mit unterschiedlichen Schwerpunkten und Preisklassen. Wir haben die gängigen Lösungen für Sie getestet, damit Sie die beste Wahl für Ihr Unternehmen treffen können.

Je nach System kann neben der Personalplanung auch die Urlaubsplanung und die Arbeitszeiterfassung abgedeckt werden. Moderne Lösungen bieten zusätzlich eine kostenlose Handy App an, sodass Mitarbeiter auch von Unterwegs auf alle Funktionen zugreifen können.

Die meisten Systeme bieten eine 14- bis 30-tägige kostenlose Testphase an, in der Sie die Software im vollem Umfang in Ihrem Betrieb testen können. Wir haben im folgenden nur Cloud-basierte Anwendungen in unserem Vergleich einbezogen, da Software zur lokalen Installation in dieser Kategorie nicht mehr zeitgemäß ist.

Cloud-basierte Lösungen laufen nach der Registrierung über einen Browser und erfordern daher keine Installation.

1. Aplano

Die Cloud-Software Aplano wurde 2019 entwickelt und gehört zu den modernsten Lösungen auf dem Markt. Durch die benutzerfreundliche Bedienung ist eine schnelle, sowie unkomplizierte Einführung im Betrieb gewährleistet. Alle Funktionen sind einfach zu finden, sodass man nicht lange suchen muss. Durch die echtzeit-synchronisierung von Aplano sind alle Aktionen ohne Verzögerungen auf allen verbundenen Geräten synchronisiert. Dadurch kann garantiert werden, dass zum Beispiel beim Dienstplan, alle Mitarbeiter immer auf dem neuesten Stand sind.

Aplano beinhaltet in der Vollversion den folgenden Funktionsumfang:

• Dienstplanung

• Urlaubsplanung / Abwesenheiten

• Zeiterfassung

• Mobile und stationäre Stempeluhr

• Stundenkonto

• Verfügbarkeiten

• Schichttausch

• Schichtbewerbungen (offene Schichten)

• Benachrichtigungen bei Änderungen

• Auswertungen

• Stammdaten / Dokumente

• Chat

• Mobile App

Die Dienstpläne können in unterschiedlichen Formaten angezeigt werden. Es gibt eine Tages-, Wochen- und Monatsansicht. Bei mehreren Standorten kann der Dienstplan getrennt oder Standortübergreifend generiert werden. Wochenenden können ausgeblendet werden und Schichten können mit Labels versehen werden, was die Übersichtlichkeit verbessert. 

Die Unterteilung der Mitarbeiter nach Qualifikationen (Rollen) kann ebenfalls im Dienstplan dargestellt werden, wodurch auf einem Blick zu sehen ist, ob genügend Mitarbeiter mit den passenden Rollen eingeteilt wurden. 

Die meisten Funktionen können in den Einstellungen für die Mitarbeiter freigeschaltet oder deaktiviert werden. So kann das System an die bestehenden Prozessen der Personalplanung angepasst werden. Um den Datenschutz zu gewährleisten, können persönlich Daten der Mitarbeiter verborgen werden, sodass die Nutzer nur die für Sie relevanten Daten einsehen können. 

Bei aufkommenden Fragen ist der technische Support hilfreich und direkt erreichbar.

Preise:

• Free: kostenlos

• Basic: 2,50 € pro Mitarbeiter / Monat

• Premium: 4,50 € pro Mitarbeiter / Monat

2. shyftplan

shyftplan bietet eine stabile und übersichtliche Software für die Personaleinsatzplanung für mittelständische und große Unternehmen. 

Der Fokus liegt auf Enterprise-Kunden mit mehr als 100 Mitarbeitern. shyftplan ist die Software der Wahl für Unternehmen, die eine automatisierte Schichtplanerstellung und ein automatisiertes Abwesenheitsmanagement bevorzugen. Diese Funktionen führen zu einer beachtlichen Zeitersparnis und reduzieren, insbesondere in Großbetrieben, den Kommunikations- und Planungsaufwand. Der Algorithmus von shyftplan berücksichtigt Faktoren wie die Verfügbarkeit, Stundenlöhne und Stundenkonten der Mitarbeiter und erstellt darauf basierend einen passenden Schichtplan.

Auch komplexe Lohn und Zuschlagsregelungen können eingetragen und ausgewertet werden. Eine Reduzierung der Lohnkosten durch Optimierung der Personalplanung ist eine Kernfunktion von shyftplan. 

Das System verfügt über eine Vielzahl von Ansichten, und bietet alle notwendiger Funktionen für die skalierbare Schichtplanung an. shyftplan bietet eine integrierte Zeiterfassung und Urlaubsplanung an und zur Mitarbeiterkommunikation gibt es optional auch ein Chat-Modul an.

Außerdem bietet shyftplan eine Mitarbeiter-App an, in der unter anderem Urlaubsanträge eingetragen werden können.

Preise:

Auf Anfrage

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3. Smartplan

Smartplan bietet eine einfache und günstige Lösung für die Dienstplanung. Es ist gut geeignet für kleine Teams um die 10 Mitarbeiter und deckt alle grundlegenden Funktionen ab, die man von einer Personaleinsatzplanung Software erwarten würde:

• Dienstplanung

• Zeiterfassung

• Abwesenheiten

• Stundenauszüge 

• Schichttausch 

• Mitarbeiter-chat

• Benachrichtigungen

• Mobile App 

Die Smartplan Handy App ist sowohl simpel aufgebaut als auch umfangreich ausgearbeitet worden. Nahezu alle Funktionen, die man über die Webversion nutzen kann, sind auch in mobilen Version zu finden. 

Das Programm ist leicht zu bedienen und benötigt nur wenig Zeit zur Einarbeitung. Smartplan ist über den Browser, am Tablet oder per App auf dem Smartphone nutzbar. Das Programm kann 30 Tage lang kostenlos getestet werden und bietet besonders für kleine Teams eine kostengünstige Alternative.

Preise:

• Bis 15 Mitarbeiter: 19 € pro Monat

• Bis 30 Mitarbeiter: 29 € pro Monat

• Bis 45 Mitarbeiter: 39 € pro Monat

• Über 45 Mitarbeiter: auf Anfrage

4. Planovo

Planovo bietet für die  Personaleinsatzplanung, ähnlich wie Smartplan, eine einfache und kostengünstige Software an. Ein einfaches und übersichtliches Interface ermöglicht das Erstellen von Dienstplänen ohne viel Erklärungsbedarf. Es kann zwischen verschiedenen Ansichten und Zeiträumen gewählt werden und es können Mitarbeiterbezogene und Arbeitsbereichsbezogene Pläne generiert werden. Die erstellen Arbeitspläne können veröffentlicht und gedruckt werden. Mitarbeiter können anschließend die Dienstpläne im Browser einsehen. Ein Nachteil von Planovo ist, dass keine Smartphone App angeboten wird, sodass der mobile Browser genutzt werden muss, was im allgemeinen weniger flüssig läuft und die Anwendung dadurch etwas stocken kann. Auch so genannte Push Benachrichtigungen können nicht an die Mitarbeiter versendet werden, da hierfür eine mobile App notwendig ist. 

Abgesehen davon ist Planovo eine zuverlässige Lösung für die Personalplanung von kleinen Teams. 

Weitere Kernfunktionen:

• Dienstplanung

• Urlaubsplanung

• Zeiterfassung

• Personalbedarfsplanung

Preise:

• Light: 1,50 € pro Mitarbeiter / Mitarbeiter 

• Full: 2 € pro Mitarbeiter / Mitarbeiter 

5. Shiftjuggler

ShiftJuggler ist eine Online-Lösung zur Personaleinsatzplanung. Schicht- und Mitarbeiterdaten, Schichtdauer, Qualifikationen, vertraglich festgelegte Arbeitszeiten und gesetzliche Regelungen lassen sich einfach in der Software hinterlegen. 

Das Programm wurde an die Ansprüche der Hotellerie und Gastronomie angepasst und bietet die notwendigen Funktionen an, um die Personalplanung in diesen Branchen abzubilden. Das Programm meldet Regelverstöße und zeigt nur Mitarbeiter an, die als  verfügbar eingetragen sind und die für die Planung nötig sind.

Planungsregeln werden automatisch überwacht und Kollisionen mit Urlauben & Abwesenheiten werden frühzeitig erkannt und angezeigt.

Überstunden und Minusstunden der Mitarbeiter werden im Schichtplan angezeigt, sodass gleich bei der Planung alle relevanten Daten sichtbar sind.Bei einer  Unterschreiten der angegebenen Ruhezeit werden Warnungen im Dienstplan angezeigt.

Weitere Kernfunktionen:

• Dienstplanung

• Urlaubsverwaltung

• Zeiterfassung

• Automatische Dienstplanerstellung

• Arbeitszeitkonten

• Berücksichtigung von Ruhepausen

Preise:

• 1 - 15 Mitarbeiter : 29 € (Monats-Abo), 24 € (Jahres-Abo)

• 16 - 30 Mitarbeiter: 59 € (Monats-Abo), 54 € (Jahres-Abo)

• 31 - 60 Mitarbeiter: 99 € (Monats-Abo), 94 € (Jahres-Abo)

• 61 - 120 Mitarbeiter: 199 € (Monats-Abo), 179 € (Jahres-Abo)

• 121 - 200 Mitarbeiter: 299 € (Monats-Abo), 279 € (Jahres-Abo)

• 201 - 300 Mitarbeiter: 499 € (Monats-Abo), 479 € (Jahres-Abo)

• 301 - 500 Mitarbeiter: 799 € (Monats-Abo), 749 € (Jahres-Abo)

• 501 - 750 Mitarbeiter: 1199 € (Monats-Abo), 1149 € (Jahres-Abo)

6. Sheepblue

Der Online Schichtplaner aus Österreich bietet ein modernes Tool mit intelligenter Funktionalität für eine effektive Personalplanung an. Das System bietet ähnlich wie shyftplan ein automatisiertes Verfahren für die Schichtplanerstellung je nach Verfügbarkeiten und Personalbedarf an. Mitarbeiter haben auch hier die Möglichkeit Schichten untereinander zu tauschen. Die Nutzung erfolgt über den Browser, am Tablet oder über das Smartphone. Besonders gut fällt der Tagesplan von Sheepblue auf, dieser ist sehr klar strukturiert und stellt alle nötigen Funktionen griffbereit zur Verfügung.

• Automatische Dienstplanerstellung

• Personalbedarfsplanung

• Mobile App

• Schichttausch

• Verfügbarkeiten

• API/Schnittstellen

Preise:

Auf Anfrage

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7. Schichtplaner Online

Schichtplaner Online ist eines der Programme, welches schon seit einigen Jahren im deutschsprachigen Raum verwendet wird. Die Software ist übersichtlich ausgelegt und bietet die wichtigsten Funktionen zur Schichtplanung an. Aus diesem Grund haben wir das System in unsere Auswahl hinzugefügt. Das Programm beinhaltet wie seine Konkurrenten in unserer Auswahl die Kernfunktionalität zur Dienstplanerstellung. Zeiterfassung, Mitarbeiterverwaltung, Abwesenheiten, Auswertungen und Kommunikation sind inbegriffen. Das Programm bietet mehrere Ansichten an, sodass es den individuellen Anforderungen von Betrieben verschiedener Größen entspricht.

Schichtplaner online ist inzwischen auch auf den internationalen Markt eingestiegen und ist in den Vereinigten Staaten und in Großbritannien vertreten.  Kernfunktionen:

• Schichtplanung

• Zeiterfassung

• Mitarbeiterverwaltung

• Auswertungen

Preise:

Auf Anfrage

8. Shiftbase 

Shiftbase ist ein weiteres tolles Tool entwickelt in den Niederlanden. Die Software hat seit einigen Jahren Fuß in Deutschland gefasst und wird vermehrt von Betrieben unterschiedlicher Größe verwendet. Das Programm ist reich an Funktionen und bietet klare Struktur für den Anwender. Neben den Kernfunktionen, welche die meisten Hersteller von Personaleinsatzplanung-Software ebenfalls anbieten, bietet es eine hohe Anzahl von Schnittstellen an, wie z.B. zu Datafox, DATEV und EasySecure. Das Programm ist zeitgemäß ausgelegt und für verschiedene Branchen anwendbar. Auch hier wird eine App für die mobile Nutzung angeboten. Das Help-Center von Shiftbase ist besonders umfangreich und bietet Erklärungen und Anleitungen in hohem Detail, was den Anwendern zugute kommt, da die Applikation recht umfangreich ist, und anfangs etwas überwältigend wirken kann.

Preise:

• Free: kostenlos

• Starter: 2,75 € pro Mitarbeiter / Monat

• Premium: 3,75 € pro Mitarbeiter / Monat

9. Crewmeister

Crewmeister ist das Personaleinsatzplanungs-System von ATOSS. Das System fokussiert sich überwiegend auf die Branchen Gebäudereinigungen, Bau- und Handwerksbetriebe und Vereine. Auch Crewmeister bietet eine automatisierte Schichtbesetzung und wie Aplano Wochenplan - Vorlagen an. Die Zeiterfassung erfolgt gesetzeskonform und kann entweder stationär über ein Terminal oder mobil per GPS-Standorterfassung erfolgen. Der Urlaubsplaner beinhaltet Urlaubsanträge, einen Urlaubsrechner und den aktuellen Urlaubsstand der Mitarbeiter.

Weitere Kernfunktionen:

• Schichtplanung

• Zeiterfassung

• Urlaubsplanung

• Automatische Schichtplanerstellung

Preise:

Gesamtpaket inkl. Zeiterfassung, Urlaubsplaner, Schichtplaner

• 1 - 5 Mitarbeiter : 27,80 € (Monats-Abo), 25,48 € (Jahres-Abo)

• 6 - 10 Mitarbeiter: 44 € (Monats-Abo), 40,33 € (Jahres-Abo)

• 11 - 20 Mitarbeiter: 70 € (Monats-Abo), 64,17 € (Jahres-Abo)

• 21 - 30 Mitarbeiter: 88 € (Monats-Abo), 80,67 € (Jahres-Abo)

• 31 - 50 Mitarbeiter: 138 € (Monats-Abo), 126,50 € (Jahres-Abo)

• 50 + Mitarbeiter: Auf Anfrage

10. Quinyx

Die Personaleinsatzplanung Software von Quinyx ist sehr übersichtlich gestaltet. Das System ist primär (ähnlich wie shyftplan) für Unternehmen mit hohen Mitarbeiterzahlen, oder einer Mehrzahl an Standorten entwickelt worden. 

Quinyx kann mobil über eine App, am Rechner im Browser oder über das Tablet genutzt werden und bietet wie Shiftbase auch ein Anbindungen für HR- und Gehaltsabrechnungssystemen. 

Weitere Kernfunktionen:

• Zeiterfassung

• Schichtplanung

• Mitarbeiterengagement

• Anbindungen

• Personalbedarfsplanung

• KI-Integrationen

Preise:

Auf Anfrage

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