Schichtplaner

Mit dem Online Schichtplaner von Aplano wird der Aufwand der Dienstplanung auf ein minimum reduziert. Redundante Prozesse werden automatisiert und bei Planungsfehler direkt eine Warnung angezeigt. Durch das Einbeziehen des Teams mit der Mitarbeiter App wird ein großer Teil der Komplexität der Dienstplanung aufgelöst. 

Beim erstellen eines Schichtplanes sind viele verschiedene Faktoren zu berücksichtigen: Die verfügbaren Zeiten, Qualifikationen, und Stundenkonten der Mitarbeiter. Zusätzlich ist auf Ausfälle durch Urlaub und Krankheit zu achten. So kann es leicht passieren, dass ein Mitarbeiter doppelt belegt wird oder eine Schicht mit einem Jemandem belegt wird, der im Urlaub ist. Auch die verfügbaren Zeiten der Mitarbeiter bleiben das ganze Jahr über nicht statisch, sondern müssen regelmäßig angepasst werden, was auch zu Änderungen im Schichtplan führen kann. Gerade bei dynamischen Schichtplänen, die häufigen Änderungen unterliegen, bietet die digitale Dienstplanung einen großen Mehrwert. Beim Erstellen eines Schichtplanes mithilfe einer Software wird das Team in die Schichtplanung miteinbezogen. Die Mitarbeiter reichen ihre verfügbaren Zeiten und Urlaubsanträge per App ein und der Manager kann diese Daten gleich mit berücksichtigen. 

So funktioniert die Schichtbewerbung

Der Manager erstellt Offene Schichten und legt fest an welchem Standort, welche Qualifikation und wie viele Mitarbeiter benötigt werden. Das Team wird automatisch per push-notification auf das Handy über freie Schichten informiert.

Die Mitarbeiter, welche für die Schicht in frage kommen, haben nun die Möglichkeit sich auf die freien Schichten zu bewerben. Sollten nicht genügend Bewerbungen auf  eine freie Schicht eingehen, kann im zweiten Schritt die Schicht durch den Manager auch direkt zugewiesen werden. Auch hierbei achtet das Programm auf die Qualifikation und das Stundenkonto der Kandidaten. 

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Schichttausch 

Sollten zwei Kollegen untereinander eine Schicht tauschen wollen, können sie das bequem per Dienstplan App machen. Der zuständige Manager erhält eine Benachrichtigung und muss den Tausch anschließend nur noch per click im online Schichtplaner oder über die App akzeptieren. Eine Schicht kann vom Mitarbeiter auch einer Gruppe angeboten werden, falls noch kein Tauschpartner gefunden wurde. So kann bei kurzfristigen Ausfällen vom Mitarbeiter selbst ein entsprechender Ersatz gefunden werden. Auch hier muss der Manager einfach nur mit einem Click die Abgabe der Schicht absegnen. Dieser Prozess erspart dem Manager viel Zeit und Nerven.

Änderungsanfragen

Sollte ein Mitarbeiter einen Änderungswunsch zum Schichtplan haben, wie zum Beispiel einen früheren Dienstfrei an einem zukünftigen Arbeitstag, kann er dies auch über die App beantragen. So wird der Manager über den Änderungswunsch benachrichtigt und kann diesen annehmen oder ablehnen. Dadurch wird weniger hin und her telefoniert und die Aktionen rund um den Dienstplan bleiben innerhalb einer Anwendung gut dokumentiert. 

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