Schichtplanung in Kliniken: Darauf kommt es wirklich an

Die Schichtplanung in Krankenhäusern bringt einige Herausforderungen mit sich, denn auch mitten in der Nacht kann es zu dringenden Notfällen kommen. Aus diesem Grund müssen Ärztinnen, Ärzte, Krankenschwestern und Pfleger in Wechselschichten arbeiten. Mit einem digitalen Schichtplaner behalten Sie den Überblick über das eingesetzte Personal und können bei unvorhergesehenen Ausfällen flexibel reagieren. 

Was genau versteht man unter Schichtarbeit?

Im Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst ist Schichtarbeit als Sonderform unter § 7 Abs. 1 TVöD genau definiert: „Wechselschichtarbeit ist die Arbeit nach einem Schichtplan, der einen regelmäßigen Wechsel der täglichen Arbeitszeit in Wechselschichten vorsieht, bei denen Beschäftigte durchschnittlich längstens nach Ablauf eines Monats erneut zur Nachtschicht herangezogen werden.“ Bei Wechselschichten handele es sich dabei spezifisch um wechselnde Arbeitsschichten, in denen bei Tag und Nacht sowie werktags, sonntags oder auch feiertags gearbeitet werde. 

Durch die ständige Aufnahmebereitschaft für neue Patienten und die ununterbrochene Öffnung fallen Kliniken eindeutig unter diese Kategorie, denn ein Krankenhaus muss an 365 Tagen im Jahr rund um die Uhr besetzt sein. Hinzu kommt, dass außerhalb der Wechselschichten weiteres Personal für die Organisation, Verwaltung und Reinigung des Krankenhauses eingeteilt werden muss. Ein guter Schichtplan sollte passgenau auf die Bedürfnisse aller Krankenhausmitarbeiter zugeschnitten sein.

Obwohl die Personaleinsatzplanung im Krankenhaus besondere Herausforderungen mit sich bringt, ist die Planung und Erfassung der Arbeitszeiten in vielen Fällen starr, unflexibel und intransparent. Dies hat schwerwiegende Folgen: Wenn Mitarbeiter aufgrund von ineffizienten Dienstplänen viele Überstunden leisten müssen, wirkt sich das negativ aufs Betriebsklima aus. Ein schlecht organisierter Schichtplan führt zu Stress, Unzufriedenheit, Krankheit und letztendlich zu einer höheren Mitarbeiterfluktuation.

Digitaler Dienstplan: Vorteile für alle Beteiligten

Diese Probleme können vermieden werden, wenn Sie mit einer Personalplanung-Software einen digitalen Schichtplan erstellen. Verschiedene Arbeitszeitmodelle, beispielsweise Teilzeitregelungen, Mutterschutz oder Vier-Tage-Wochen, werden dabei problemlos einkalkuliert. Zudem wird durch eine systematische Zeiterfassung und die Auswertung des vorhandenen Personals ein Verstoß gegen die Pflegepersonaluntergrenze vermieden, die im Jahr 2019 vom Bundesgesundheitsministerium beschlossen wurde. Die gesetzliche Regelung legt eine maximale Patientenanzahl pro Pflegekraft fest, um eine angemessene Behandlung sicherzustellen. Hinzu kommt, dass mit einem Online-Dienstplan die Einhaltung der Ruhephasen zwischen den Arbeitsschichten sichergestellt wird. 

Ebenso steigt durch eine Dienstplan-App die Work-Life-Balance der Mitarbeiter, denn jeder kann seine Wünsche in Bezug auf Urlaubstage oder Überstundenausgleich digital vermerken. Bei Krankmeldungen zeigt die Dienstplan-App, welcher Mitarbeiter noch freie Kapazitäten hat und im Notfall zur Verfügung steht. Das Schichtmodell ist maßgeschneidert und erfordert nur eine einmalige Dateneingabe. 

Schichtplaner online: Aplano hilft bei der Organisation

Profitieren Sie von den Vorteilen einer Schichtplan-App und tracken Sie die Informationen des Klinikpersonals in Echtzeit. Aplano hat eine Vielzahl an leistungsstarken Funktionen und punktet zugleich mit einem übersichtlichen User-Interface. Mit der digitalen Stempeluhr von Aplano können Mitarbeiter sich ganz unkompliziert ein- und ausstempeln. Der mobile Dienstplan eignet sich übrigens nicht nur für die Schichtplanung von Krankenhäusern, sondern auch für Spezialkliniken und Arztpraxen. 

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Wechselnde Schichten: Das können Mitarbeiter tun

Neben der organisatorischen Unterstützung durch eine Dienstplan-App können sich auch die Mitarbeiter selbst ihre Schichtarbeit erleichtern. Obwohl die Nacht- und Wochenendarbeit häufig mit Zuschlägen entlohnt wird, leiden viele Mitarbeiter unter dem wechselnden Tag-Nacht-Rhythmus. Wechselschichtarbeit kann zu Schlafproblemen, Konzentrationsschwäche, Kopfschmerzen und Magenbeschwerden führen. 

Was viele Arbeitnehmer nicht wissen: Laut § 6 ArbZG haben Nachtarbeiter das Recht darauf, sich in regelmäßigen Abständen gesundheitlich durchchecken zu lassen – und zwar auf Kosten des Arbeitgebers. Schwangere Frauen und stillende Mütter dürfen laut § 6 MSchG keine Nacht- und Wochenendarbeit leisten, allerdings sind für diesem Bereich einige Ausnahmen definiert. 

Wer einen Dienstplan mit häufig wechselnden Schichten hat, kann auch privat einiges für das eigene Wohlbefinden tun. So sollten Mitarbeiter vor Beginn der Ruhezeit – etwa nach einer langen Nachtschicht – sämtliche externe Störquellen ausschalten, beispielsweise das Smartphone, das Festnetztelefon oder die Türklingel. Wenn äußere Geräusche nicht gänzlich vermieden werden können, sind Ohrstöpsel empfehlenswert. Auf dem Nachhauseweg von einer Nachtschicht hilft eine Sonnenbrille mit UV-Schutz dabei, die Netzhaut vor zu viel Sonnenlicht zu schützen und den Körper auf die Ruhephase vorzubereiten. Die letzte Mahlzeit vor dem Schlafengehen sollte leicht und schnell verdaulich sein, zudem sollte auf koffeinhaltige und alkoholische Getränke verzichtet werden. 

Wollen Sie die Schichtplanung in Ihrem Betrieb optimieren und effizienter mit dem Klinikpersonal kommunizieren? Gestalten Sie Ihre Personaleinsatzplanung ab sofort mit Aplano und profitieren Sie von den vielen Vorteilen einer Dienstplan-Software.

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¹  Quelle: https://www.der-oeffentliche-sektor.de/infoundrat/infothek