Urlaubsanspruch und Urlaubsübertragung: Wann verfällt der Jahresurlaub?

Vor allem im Jahr 2020 waren viele Angestellten mit ihren Urlaubstagen sparsam: Während der Corona-Pandemie war es ohnehin nicht möglich, exotische Reisen ins Ausland zu machen. Da erscheint es sinnvoller, die Urlaubstage anzusammeln und nach der Pandemie einen besonders langen Urlaub zu planen. Allerdings ist es nicht ohne weiteres möglich, den Resturlaub ins neue Jahr zu übertragen. Wir zeigen Ihnen, unter welchen Bedingungen Sie Ihren Urlaub im Folgejahr behalten dürfen. 

Neue Rechtsprechung im Bundesurlaubsgesetz

Laut Bundesurlaubsgesetz haben Angestellte einen gesetzlichen Urlaubsanspruch von mindestens 24 Werktagen bei einer 6-Tage-Woche (§3 BurlG). Jeder Mitarbeiter muss seine Urlaubstage im laufenden Kalenderjahr aufbrauchen, sonst verfallen die freien Tage im Dienstplan (§ 7 Abs. 3 BUrlG). Allerdings hat das Bundesarbeitsgericht die Rechtsprechung unter Berücksichtigung einer Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs abgeändert: Demnach muss der Arbeitgeber die Mitarbeiter ausdrücklich darauf hinweisen, dass der Resturlaub bis zu einem gewissen Datum genommen werden muss und ansonsten erlischt. Vor dem Verfallen muss das Unternehmen also konkrete Maßnahmen ergreifen und den möglichen Verfall „klar und rechtzeitig“ kommunizieren. 

Wann ist eine Übertragung ins Folgejahr möglich?

Wer seinen Resturlaub ins nächste Jahr übertragen will, muss entweder einen dringenden persönlichen Grund oder dringende betriebliche Gründe dafür haben. Ersteres kann zum Beispiel die Pflege eines kranken Familienmitglieds sein. Unter dringende betriebliche Gründe fallen beispielsweise wichtige Kundenprojekte, die unbedingt noch im aktuellen Jahr fertiggestellt werden müssen. Für eine Übertragung ins nächste Jahr ist es nicht notwendig, bei der Personalabteilung einen Antrag einzureichen. Allerdings unterliegt diese Verschiebung zeitlichen Beschränkungen, denn die Urlaubstage müssen bis zum Ende des ersten Quartals, also bis zum 31. März genommen werden. 

Auch hier greift wieder die Mitwirkungspflicht des Arbeitgebers, sprich: Das Unternehmen muss den Mitarbeiter schriftlich darauf hinweisen, dass der Urlaub nur noch im ersten Quartal des Jahres möglich ist und ansonsten im Dienstplan verfällt. Falls der Mitarbeiter seine Urlaubstage noch immer nicht in Anspruch nimmt, trägt der Arbeitgeber die Beweislast und muss nachweisen können, dass der Mitarbeiter ausdrücklich auf das Erlöschen der Urlaubstage hingewiesen wurde. 

Übrigens: Viele Angestellten wissen nicht, dass sie ihren verbleibenden Resturlaub bei einem Jobwechsel geltend machen dürfen. Allerdings muss der bisherige Arbeitgeber laut § 6 Absatz 2 BUrlG eine schriftliche Bescheinigung darüber ausstellen, wie viele Urlaubstage bereits gewährt wurden. So wird eine doppelte Inanspruchnahme des Jahresurlaubs verhindert. 

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Viele Unternehmen setzen neben einem händisch geschriebenen Schichtplan noch immer auf die unflexible Urlaubsplanung via Excel. Durch das manuelle Bearbeiten kommt es nicht nur im Schichtplan, sondern vor allem bei der Urlaubsplanung und -übertragung häufig zu Fehlern. 

Mit einer intelligenten Dienstplan Software gelingt die Personaleinsatzplanung viel besser. Im digitalen Schichtplan von Aplano können Sie den Urlaubsanspruch der Mitarbeiter im Urlaubskonto verwalten und den Überblick über aktuelle Abwesenheiten und Urlaubsanträge behalten. Angestellte können in der Dienstplan-App mit dem Button „Urlaub beantragen“ ganz unkompliziert das Start- und Enddatum wählen und den Antrag direkt absenden.