Warum gute Mitarbeiterkommunikation so wichtig ist

„Man kann nicht nicht kommunizieren“ – so heißt es in der Sprachforschung. Guter Informationsaustausch ist ein wichtiger Bestandteil jeder Unternehmenskultur. Der erfolgreiche interne Dialog informiert und motiviert Ihre Angestellten. Gelungene Mitarbeiterkommunikation stärkt nicht zuletzt auch das öffentliche Image Ihres Unternehmens. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie die interne Verständigung für Ihren Erfolg nutzen und wie Ihnen eine Dienstplan-Software dabei helfen kann.

Was ist Mitarbeiterkommunikation?

Als Mitarbeiterkommunikation, oder auch interne Kommunikation, wird die Verbreitung von Informationen innerhalb eines Betriebes bezeichnet. Dazu zählt der Dialog zwischen den Vorgesetzten und ihren Mitarbeitern, sowie das Gespräch zwischen den Mitarbeitern selbst.

Eine angenehme Arbeitsatmosphäre begünstigt den informellen Austausch zwischen Angestellten und stärkt das Gemeinschaftsgefühl. Um jedoch eine erfolgreiche Mitarbeiterkommunikation in der vertikalen Unternehmenshierarchie zu gewährleisten, können Sie sich einige Kanäle zunutze machen.

Beispiele für Mitarbeiterkommunikation

Der Newsletter

Allgemeine Informationen lassen sich gut mithilfe eines Newsletters verteilen. Diese „One-Way-Kommunikation“ ist ideal für Mitteilungen, die keiner Antwort bedürfen. Anstelle eines allgemeinen E-Mail-Programms können Sie hier beispielsweise auch direkt Dienstplan-Software nutzen und zwischen individuellen Nachrichten für einzelne Mitarbeiter und Rundmails für alle Angestellten auswählen. Bei Bedarf können Mitarbeiter über eine persönliche Nachricht Rücksprache mit Ihnen halten und Fragen stellen.

Die Mitarbeiterzeitung

Es klingt vielleicht ein bisschen altmodisch, aber ein eigenes Mitarbeitermagazin kann das „Wir-Gefühl“ in einem Unternehmen stärken und auch ein Zeichen der Wertschätzung sein. Über die Mitarbeiterzeitung lassen sich ebenfalls allgemeine Informationen wie Messetermine oder der Betriebsurlaub mitteilen. Es kann aber auch rückblickend über wichtige Ereignisse berichtet werden.

Das Intranet

Zahlreiche Unternehmen nutzen ein Intranet für ihre Mitarbeiterkommunikation. Häufig bietet dieses jedoch nur wenig Möglichkeit zur aktiven Teilnahme. Der Trend bewegt sich immer mehr hin zu einem „Social Intranet“, das leichteren Austausch verspricht, zur Kommunikation animiert und etwas mehr Dynamik ins Unternehmen bringt.

Der Mitarbeiterblog

Eine digitale Alternative zur Mitarbeiterzeitung ist der Blog. Insbesondere wenn er von den Angestellten selbst regelmäßig mit neuen Inhalten gefüllt wird, signalisiert so ein Mitarbeiterblog Vertrauen. Auf dieser Webseite können Angestellte über ihre ganz persönlichen Erfahrungen aus dem Arbeitsalltag berichten. Sie als Arbeitgeber sind in der Lage diese Informationen auch zur Problemlösung und Prozessoptimierung in Ihrem Unternehmen zu nutzen. Ein Mitarbeiterblog kann intern, aber auch extern eingesetzt werden. Im Idealfall macht er gute Werbung für Ihren Betrieb.

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Ziele der Mitarbeiterkommunikation

Aus den verschiedenen Beispielen für eine erfolgreiche interne Kommunikation lassen sich die Ziele eines innerbetrieblichen Dialogs bereits herauslesen. Kommunikation ist in erster Linie ein Informationsaustausch. Dieser ist essentiell für eine freundliche Arbeitsatmosphäre. Eine gute Mitarbeiterkommunikation stärkt das „Wir-Gefühl“ und die Zugehörigkeit zu einer Gruppe, in der ein angenehmes Arbeitsumfeld herrscht, Probleme diskutiert werden können und neue Ideen Gehör finden. Der interne Dialog soll vorrangig dabei helfen Prozesse im Unternehmen zu optimieren und mögliche Konflikte zu lösen. Das führt im Umkehrschluss zu mehr Motivation, Bindung und Engagement im Betrieb, was fortlaufend zur Verbesserung der allgemeinen Arbeitssituation beiträgt.

Wichtige Voraussetzungen für erfolgreiche Mitarbeiterkommunikation

Damit der interne Dialog gelingt, müssen Sie einige Faktoren mit einbeziehen. Wenn Sie die folgenden Punkte beachten, ist der Informationsaustausch in Ihrem Unternehmen immer zielführend.

Reichweite

Wählen Sie den richtigen Kommunikationskanal für Ihr Unternehmen. Es bringt Ihnen wenig, wenn Sie nur 40 Prozent Ihrer Angestellten erreichen. Beachten Sie, dass nicht jeder Angestellte am Computer arbeitet oder ein eigenes Telefon besitzt. Bestimmtes Personal wie etwa in der Gastronomie, der Logistikbranche oder in bestimmten Handwerkerberufen sind häufig nur schwer über das Telefon zu erreichen. Wählen Sie ein Kommunikationsmittel, das bei der Mehrheit Ihrer Angestellten funktioniert.

Echtzeit

Alle wichtigen Informationen müssen in Echtzeit für alle Mitarbeiter zugänglich sein. Wenn Sie beispielsweise einen neuen Dienstplan im Büroflur aushängen, obwohl viele Mitarbeiter gar nicht im Büro sind, dann werden diese Angestellten vielleicht nicht rechtzeitig informiert sein. Abhilfe schafft in diesem Beispiel der Online-Schichtplan. Hier können Ihre Mitarbeiter alle Informationen in Echtzeit von jedem internetfähigen Gerät aus einsehen.

Transparenz

Beschließen Sie keine gravierenden Veränderungen, ohne Ihre Mitarbeiter im Voraus darüber zu informieren und aufzuklären. Ansonsten können manche Ihrer Entscheidungen für Ihre Mitarbeiter nicht nachvollziehbar sein. 

Interaktion

Binden Sie Ihre Mitarbeiter nach Möglichkeit in Entscheidungen mit ein. Dann können diese sich mehr mit Ihrem Unternehmen identifizieren und fühlen sich in ihren eigenen Interessen bestärkt. Das erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit und den Gesamterfolg Ihres Betriebs.

Der Online-Dienstplan als effizientes Kommunikationsmittel

Dank Personalplanung-Software können Sie schnell und unkompliziert mit Ihren Mitarbeitern in Verbindung treten. Die zahlreichen Tools eines Online-Schichtplans helfen bestimmte Wünsche und Anliegen gezielt auszutauschen. So können beispielsweise Urlaubsanträge online eingereicht werden. Verfügbarkeiten und Abwesenheiten lassen sich leicht einsehen und kommunizieren. Angestellte können ohne viel Aufwand Schichten untereinander tauschen und sich gezielt auf Schichten bewerben. Ihre Mitarbeiter dürfen sich also in die Planung ihrer eigenen Arbeitszeiten aktiv mit einbringen.

Wichtige Informationen zu beruflichen Terminen und Veranstaltungen sind online einsehbar. Nachrichten können schnell und einfach sogar per Dienstplan-App auf dem Smartphone ausgetauscht werden. Das wirkt professioneller und organisierter als eine WhatsApp-Gruppe. Alle Aktualisierungen und Neuigkeiten sind in Echtzeit und von jedem internetfähigen Gerät aus sichtbar. Profitieren Sie von der Erstellung eines Online-Dienstplans und optimieren Sie die Kommunikation und Organisation in Ihrem Unternehmen.