Dienstplan erstellen: Gesetzliche Regelungen

Der wöchentliche oder monatliche Dienstplan soll den Arbeitsalltag erleichtern und mehr Planungssicherheit schaffen. Allerdings kommt in der Praxis häufig das Gegenteil vor: Mitarbeiter müssen ihre Schicht wegen eines kranken Kollegen früher beginnen oder bei hohem Kundenandrang plötzlich Überstunden leisten. Es kann auch vorkommen, dass vereinbarte Schichten kurzfristig ausfallen. 

In diesem Bereich kommen viele arbeitsrechtliche Fragen auf: Sind bestehende Dienstpläne verbindlich? Darf der Arbeitgeber eine Schicht nach Belieben umverteilen? Und wann können Angestellte sich wehren? Hier erfahren Sie alles über die gesetzlichen Regelungen zur Erstellung von Schichtplänen.

Zulässige Höchstarbeitszeit und Pausen

Bei der Erstellung eines Schichtplans ist das oberste Gebot die Einhaltung der zulässigen Arbeitsdauer. Im Arbeitszeitgesetz (§ 3 ArbZG) heißt es: „Die werktägliche Arbeitszeit der Arbeitnehmer darf acht Stunden nicht überschreiten. Sie kann auf bis zu zehn Stunden nur verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder innerhalb von 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden.“ Die Verlängerung auf zehn Arbeitsstunden gilt also nur für einen begrenzten Zeitraum, um Lastspitzen zu bewältigen. Die Personaleinsatzplanung sollte dieses Gesetz unbedingt berücksichtigen, um Mitarbeiter vor Überbelastung zu schützen. 

Zu beachten ist auch, dass in den täglichen acht Stunden keine Pausen eingerechnet sind. Bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs Stunden steht dem Mitarbeiter eine Erholungspause von mindestens 30 Minuten zu. Ab neun Stunden verlängert sich die vorgegebene Pausenzeit auf 45 Minuten. 

Nach einer Schicht müssen Mitarbeiter eine Ruhezeit von mindestens elf Stunden einhalten. Wenn ein Angestellter abends um sieben Uhr die Arbeit niederlegt, darf er frühestens morgens um sechs Uhr seine Tätigkeit wieder aufnehmen. Für diese Ruhezeit gibt es allerdings eine Ausnahme laut § 5 Abs. 2 ArbZG: „Die Dauer der Ruhezeit [...] kann in Krankenhäusern und anderen Einrichtungen zur Behandlung, Pflege und Betreuung von Personen, in Gaststätten und anderen Einrichtungen zur Bewirtung und Beherbergung, in Verkehrsbetrieben [...] um bis zu eine Stunde verkürzt werden, wenn jede Verkürzung der Ruhezeit innerhalb eines Kalendermonats oder innerhalb von vier Wochen durch Verlängerung einer anderen Ruhezeit auf mindestens zwölf Stunden ausgeglichen wird.“

Rechtzeitige Bekanntgabe des Dienstplans

Es gibt keine gesetzliche Vorgabe darüber, bis wann der Chef den Dienstplan bekanntgeben muss. Die Verkündung liegt also im Ermessen des Arbeitgebers. In einigen Betrieben ist es üblich, den Schichtplan für die kommende Woche erst am Samstag- oder Sonntagabend zu versenden. Das stellt die Mitarbeiter vor ein großes Problem, denn wer nach einem wechselnden Schichtplan arbeitet, muss im Voraus wichtige Termine – und eventuell auch die Kinderbetreuung – genauestens planen. 

Wegen dieser fehlenden Gesetzesgrundlage ist die Verkündungsfrist häufig in einer Betriebsvereinbarung zwischen dem Betriebsrat und dem Arbeitgeber dokumentiert. In einigen Fällen steht die geltende Bestimmung auch im Arbeits- oder Tarifvertrag. Falls es keine schriftliche Grundlage gibt, sollte die Personaleinsatzplanung den Mitarbeitern ausreichend Zeit geben, um sich auf den neuen Schichtplan einzustellen. Es ist zudem empfehlenswert, den neuen Dienstplan in einem gleichbleibenden Rhythmus auszuhändigen, beispielsweise immer am 15. des Vormonats.

Wer auf Abruf arbeitet und seine Leistung entsprechend dem Arbeitsaufkommen erbringt, ist durch das Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) vor unzumutbaren Schichtwechseln geschützt. Bei einem solchen Arbeitsverhältnis ist der Angestellte „nur zur Arbeitsleistung verpflichtet, wenn der Arbeitgeber ihm die Lage seiner Arbeitszeit jeweils mindestens vier Tage im Voraus mitteilt“ (TzBfG § 12).

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Kurzfristige Dienstplanänderung: Was ist erlaubt?

Generell gilt, dass der ausgehändigte Schichtplan nicht nach Belieben verändert werden darf. Es gibt zwar keine gesetzlichen Bestimmungen, aber aus Gerichtsurteilen des Arbeitsgerichtes Berlin (05.10.2012 - 28 Ca 10243/12) und des Arbeitsgerichtes Frankfurt/Main (12.10.2005 - 22 Ca 3276/05) geht hervor, dass die Ankündigung mindestens vier Tage im Voraus stattfinden sollte. Hierbei bezogen sich die Arbeitsgerichte auf das oben genannte Teilzeit- und Befristungsgesetz. Der Grund: Auch wenn Kollegen unerwartet krank werden, obliegt dem Chef die Verantwortung, diese Personalausfälle im Voraus einzukalkulieren. 

Das gilt auch für das Leisten von Überstunden: Wenn die Ankündigungsfrist von vier Tagen nicht eingehalten wird und der Chef kurzfristig Überstunden verlangt, darf der Angestellte die Mehrarbeit ablehnen. Übrigens: Es ist auch nicht erlaubt, einige Mitarbeiter nach Belieben früher nach Hause zu schicken. Dazu muss eine betriebliche Notwendigkeit vorliegen, wie beispielsweise der Ausfall des Firmen-Netzwerkes. 

Die Vorteile eines Online-Dienstplans

Es gibt unnötige Konflikte, die durch das händische Schreiben und Korrigieren eines Schichtplans entstehen. In vielen Fällen erfahren die Mitarbeiter zu spät über Schichtänderungen und verlieren den Überblick. Zudem übersieht der Arbeitgeber schnell gesetzliche Verstöße in Bezug auf Arbeitsdauer, Überstunden und Ruhephasen. 

Diese fatalen Fehler können mit einem Online-Dienstplan vermieden werden. Der digitale Schichtplaner von Aplano macht die Personaleinsatzplanung schnell, effizient und transparent für alle Beteiligten. Bei Bedarf kann der Plan direkt auf die folgenden Wochen übertragen und angepasst werden. Dabei zeigt die intelligente Dienstplan-Software alle Überschneidungen und Konflikte durch abwesende Mitarbeiter an. Zudem stellt die Software sicher, dass der Schichtplan den arbeitsrechtlichen Vorschriften entspricht.

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