Überstunden abbauen: Welche Möglichkeiten gibt es?

In vielen Berufszweigen gehören Überstunden zum Arbeitsalltag dazu. Das Projekt ist umfangreicher als gedacht, der Kundentermin dauert bis in die Abendstunden oder die Präsentation braucht noch einen Feinschliff – es gibt viele Gründe, um abends länger im Büro zu bleiben. Häufig entstehen Unklarheiten darüber, ob die Überstunden ausgezahlt oder als freie Tage „abgebummelt“ werden dürfen. In diesem Artikel klären wir Sie über die wichtigsten Regelungen und Gesetze auf.

Die wichtigste Voraussetzung für Überstunden 

Was viele Arbeitnehmer nicht wissen: Mehrarbeit fällt erst dann in die Kategorie „Überstunden“, wenn der Arbeitgeber die zusätzliche Arbeit angeordnet oder zumindest Kenntnis davon hat. Wer nach Feierabend am Laptop sitzt, ohne seinen Chef darüber in Kenntnis gesetzt zu haben, macht keine offiziellen Überstunden. In diesem Fall gibt es keinerlei Ansprüche auf einen Ausgleich durch freie Tage oder eine zusätzliche Vergütung. 

Tipp: Ein digitaler Schichtplan mit Stempeluhr vereinfacht die Zeiterfassung in Unternehmen. Der Arbeitgeber hat immer einen genauen Überblick darüber, welcher Mitarbeiter wann wie viele Überstunden geleistet hat. 

Wer entscheidet über die Vergütung von Überstunden?

Die Vergütung von Überstunden ist gesetzlich nicht festgelegt, daher lohnt sich ein Blick in den eigenen Arbeits- oder Tarifvertrag. In der Regel gibt es Klauseln, die genau festlegen, wie viele zusätzliche Stunden zum regulären Schichtplan erwartet werden. Hierbei ist wichtig, dass der Arbeitgeber eine maximale Anzahl an Überstunden angibt, da der Mitarbeiter nicht einseitig benachteiligt werden darf. Wenn die Überstunden vertraglich festgelegt sind, darf der Mitarbeiter die Mehrarbeit nicht ohne weiteres ablehnen. 

Es kann aber auch vorkommen, dass eine gewisse Anzahl an Überstunden mit dem Gehalt abgegolten ist. So sind beispielsweise bei vielen Führungspositionen die Überstunden bereits durch ein hohes Jahresgehalt abgedeckt – unabhängig davon, wie viel Mehrarbeit im Vergleich zum regulären Dienstplan geleistet wird.  

Wenn sich im Vertragswerk keine Angaben zur Überstunden-Regelung finden, muss der Chef die Überstunden im Rahmen der Branchenüblichkeit bezahlen. Hier greift § 612 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB): „Eine Vergütung gilt als stillschweigend vereinbart, wenn die Dienstleistung den Umständen nach nur gegen eine Vergütung zu erwarten ist.“ 

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Überstunden „abbummeln“: Was steckt dahinter?

In vielen Unternehmen dokumentieren die Mitarbeiter ihre Überstunden, um sie dann an freien Tagen „abzubummeln“. Die Vorteile liegen auf der Hand: Wenn man sich die Überstunden auszahlen lassen würde, müssten die zusätzlichen Erträge versteuert werden. Nach Steuerabzug lohnt sich eine Auszahlung für die meisten Mitarbeiter unter dem Strich nicht. Zudem kommt bei einem Freizeitausgleich die gewonnene Zeit vielen Mitarbeitern gelegen, um eine bessere Work-Life-Balance zu schaffen. 

Das Abbummeln von Überstunden ist laut Arbeitsrecht allerdings nur zulässig, wenn dies im Arbeitsvertrag eindeutig festgehalten ist. Ein wichtiges Kriterium ist auch die Absprache mit dem Arbeitgeber: Der Chef muss den Freizeitausgleich nicht unbedingt für den gewünschten Zeitraum bewilligen, sondern kann je nach Personalplanung einen anderen Zeitpunkt anordnen. Hier darf der Chef von seinem „Weisungsrecht“ Gebrauch machen. Dennoch gilt: Wenn im Arbeits- oder Tarifvertrag bestimmte Bedingungen oder Ausnahmeregelungen festgelegt wurden, gelten diese vorrangig.

Wie viele Arbeitsstunden sind zumutbar?

Die Arbeitszeit darf nicht mehr als acht Stunden pro Tag betragen, allerdings sind hier noch keine Pausen eingerechnet. Laut Gesetz (§ 3 Arbeitszeitgesetz) darf der Arbeitgeber die tägliche Arbeitszeit auf maximal zehn Stunden verlängern, wenn besondere Gegebenheiten vorliegen: „Die werktägliche Arbeitszeit der Arbeitnehmer darf acht Stunden nicht überschreiten. Sie kann auf bis zu zehn Stunden nur verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder innerhalb von 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden.“ Die 10-Stunden-Ausnahme gilt aber nur für volljährige Mitarbeiter. Auszubildende dürfen maximal 40 Stunden pro Woche arbeiten. 

Durch dieses Gesetz wird der Arbeitnehmer vor starker Belastung geschützt, die langfristig zu einem Burnout führen kann. Falls sich der Arbeitgeber nicht daran hält und der Mitarbeiter ein unzumutbares Arbeitspensum hat, sollte sich dieser an einen Arbeitsrechtler wenden. Generell ist kein Mitarbeiter dazu verpflichtet, Überstunden zu leisten, wenn dies nicht im Arbeitsvertrag explizit festgelegt wurde. 

Bei Unklarheiten oder fehlenden Klauseln im Arbeitsvertrag ist es ohnehin empfehlenswert, in arbeitsintensiven Phasen so früh wie möglich mit dem Chef zu sprechen und die Vergütung, beziehungsweise den Ausgleich der Überstunden, gemeinsam zu besprechen. Übrigens: Mit einem Online-Dienstplan ist die Dokumentation von Überstunden ganz unkompliziert. Der Mitarbeiter kann sich zu Arbeitsbeginn mit einer digitalen Stempeluhr anmelden – jede geleistete Arbeitsstunde wird von der Dienstplan-Software genau festgehalten. 

Überstunden: Was passiert bei Krankheit und Kündigung?

Wenn ein Mitarbeiter während seines Urlaubes unerwartet krank wird, gibt es eine eindeutige Regelung. Durch eine Krankmeldung kann man sich die verlorenen Urlaubstage einfach wieder zurückholen. Beim Abbau von Überstunden sieht es anders aus, denn der gesetzliche Urlaubsanspruch greift in diesem Fall nicht. Die freien Tage, die durch Überstunden im Schichtplan angesammelt wurden, können nicht mehr nachgeholt werden. 

Nach einer Kündigung des Arbeitsvertrages ist es in den meisten Unternehmen üblich, die angesammelten Überstunden mit den letzten verbleibenden Tagen abzurechnen – vorausgesetzt, der Freizeitausgleich wurde vertraglich festgelegt. In Ausnahmefällen können die Überstunden auch ausgezahlt werden. 

Digitale Zeiterfassung erleichtert den Umgang mit Überstunden

Es ist empfehlenswert, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter mit einem Online-Dienstplan im Blick zu behalten. Eine Dienstplan-App ermöglicht es jedem Mitarbeiter, sich mit einer digitalen Stempeluhr ein- und auszustempeln. Der online Schichtplaner gleicht die Daten im Stundenkonto ab und zeigt Abweichungen zwischen Soll- und Ist-Zeiten.

Fazit: Die wichtigsten Fakten zum Thema „Überstunden“

• In der Regel ist der Umgang mit Überstunden im jeweiligen Arbeits- oder Tarifvertrag geregelt. Falls es Vereinbarungen zu Überstunden gibt, müssen diese vom Mitarbeiter auch geleistet werden. 

• Der Arbeitgeber muss Kenntnis von den Überstunden haben oder die Mehrarbeit angeordnet haben. Grundsätzlich darf der Chef darüber entscheiden, zu welchem Zeitpunkt die Überstunden abgebummelt werden („Weisungsrecht“).

• Im Gegensatz zum Erholungsurlaub hat der Mitarbeiter kein Recht darauf, sich die freien Tage mit einer Krankschreibung zurückzuholen.

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