Personaleinsatzplanung in der Gastronomie

Mit Ihrem Online-Dienstplan zu mehr Sicherheit und Effizienz

Die Gastro-Branche hat ihre ganz eigenen Herausforderungen. Der Betrieb muss immer am Laufen gehalten werden. Dabei gilt: Personal effizient einsetzen, flexibel planen, Personalausfälle ausgleichen, Umsatz im Auge behalten, unnötige Kosten sparen und Chaos vermeiden. 

Der Online-Dienstplan ist dabei eine ressourcenschonende Lösung und Alternative zur altbekannten Excel-Tabelle oder gar der Handschrift. Einen Dienstplan online zu erstellen ist einfach und schnell. Er bietet etliche Vorteile in zahlreichen Bereichen, auf die in diesem Beitrag näher eingegangen wird. Am Ende warten ausgeglichenes Personal, ein gutes Arbeitsklima und zufriedene Kunden. Durch die enorme Zeitersparnis mithilfe eines Online-Schichtplans bleibt dem leidenschaftlichen Gastronomen wieder mehr Zeit für sein Handwerk.

Umsatz und Personalkosten

Der Umsatz steht selbstverständlich im Fokus eines jeden Geschäftes. Insbesondere in der Gastronomie stellt das Personal den größten Kostenpunkt dar. Es ist daher sehr wichtig an dieser Stelle klug zu wirtschaften, damit Sie weder rote Zahlen schreiben, noch das Personal unterbesetzen. Mit Online-Dienstplanung behalten Sie die Personalkosten immer im Blick.

Zu viel Personal bedeutet weniger Umsatz und zwangsläufig ein schlechtes Geschäft. Zu wenig Personal führt wiederum zu einer schlechten Arbeitsatmosphäre aufgrund von zu viel Arbeit und damit automatisch zu schlechterem Service und unerledigten Aufgaben. Die negative Gesamtsituation bekommen letzten Endes die Kunden zu spüren. Auch das führt zu einem schlechten Geschäft. Ein Online-Schichtplan schafft klare Übersicht.

Effiziente Organisation

Um Unter- und Übersetzung bei Ihren Mitarbeitern zu vermeiden, müssen Sie das Personal in der Gastronomie stets dem Tagesgeschäft anpassen. In der Regel kommt es in einem Restaurant mittags und abends zu Stoßzeiten, in denen die Küche und der Servicebereich gleichermaßen gut besetzt sein muss. In den Zwischenzeiten herrscht jedoch weniger Bedarf, weshalb hier nicht alle Mitarbeiterkapazitäten ausgeschöpft werden müssen. Es braucht Zeit und Erfahrung, um den richtigen Personaleinsatz zu jeder Tageszeit einschätzen zu können. Erstellen Sie einen Online-Schichtplan für Ihre Mitarbeiter und sehen Sie immer und von überall, welche Angestellten gerade im Dienst sind.

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Die Art der Gastronomie

Auch die Art des Betriebes spielt in der Gastronomie eine entscheidende Rolle für die Personalplanung. Natürlich lässt sich voraussagen, dass der meiste Andrang wie bereits erwähnt zum Mittag und Abend stattfinden wird. Es macht jedoch einen Unterschied, ob es sich um ein 5-Sterne-Restaurant oder um einen kleinen Imbiss handelt. Gehobene Etablissements bieten deutlich mehr Service an, weshalb hier rund um die Uhr ganz besonders auf ausreichend verfügbares Personal geachtet werden muss. Mit einem Online-Dienstplan sehen Sie Personal-Lücken bereits im Voraus und können diese verhindern. 

Die Individualität Ihrer Mitarbeiter

Um das größte Potenzial Ihrer Mitarbeiter auszuschöpfen, müssen Sie jede Anstellung individuell betrachten. Verschiedene Angestellte haben unterschiedliche Stundensätze und Schichtpläne, die Sie mit Dienstplan-Software immer leicht einsehen können. Außerdem hat jeder Mensch seinen eigenen Tagesablauf und unterschiedliche Verfügbarkeiten. Manche Mitarbeiter sind während der Tagesschicht qualifizierter, andere wiederum sind die perfekten Nachteulen. Wenn Sie diese individuelle Einstellung in Ihrem Online-Schichtplan berücksichtigen, steigt die Motivation und damit auch die Leistung Ihrer Angestellten. Mit einer Dienstplan Software können Mitarbeiter außerdem viel bequemer Urlaub beantragen oder sich gezielt für Schichten anmelden. Alles geschieht problemlos online und wird mit einem Klick von Ihnen bearbeitet.

Langfristig planen

Insbesondere, wenn es um Urlaub und wichtige außerberufliche Termine geht, lohnt sich langfristige und transparente Planung. Mit einem Online-Dienstplan können sich Ihre Mitarbeiter viel mehr in die Organisation ihrer eigenen Arbeitszeiten einbringen. Die Wünsche Ihrer Angestellten sind für Sie online einsehbar und Sie können schnell und einfach reagieren. Die Schichtplan-Software ist auch als App für das Smartphone verfügbar.

Zu Beginn mehr Personal einplanen

Wenn Sie mit Ihrem Betrieb noch am Anfang stehen, kalkulieren Sie bei der Erstellung Ihres Online-Dienstplanes höhere Kosten ein. Zu Beginn sollten Sie zur Sicherheit lieber zu viele als zu wenige Mitarbeiter einstellen. Bei den Kunden zählt der erste Eindruck. Lange Wartezeiten und überfordertes Personal sind unprofessionell. Ein schlechter Ruf wirkt lange nach. Geben Sie Ihrem Etablissement also etwas Zeit, um ein Gleichgewicht zu finden. In Ihrem Online-Schichtplan können Sie schnell und für alle Angestellten sichtbare Änderungen vornehmen.

Festes und flexibles Personal

Um beispielsweise für die Hochsaison gewappnet zu sein, sollten Sie nicht nur auf Ihr „Stammteam“ aus Mitarbeitern zurückgreifen. Sie können auch Teilzeitmitarbeiter und Mini-Jobber einstellen, die flexibel einsetzbar sind. Ihr zuverlässiges Team aus regulären Mitarbeitern sollte regelmäßig in gleichen Schichten arbeiten, um eine gefestigte Routine aufzubauen. Flexible Mitarbeiter unterstützen Sie hingegen spontan bei hohem Personalbedarf. Teilzeitmitarbeiter können ganz einfach in den Online-Schichtplan integriert werden.

Bereitschaftsdienst

Bereitschaftsdienst klingt in der Gastronomie erst einmal nicht sehr vertraut. Es ist jedoch sehr klug bestimmte Mitarbeiter zu einer im Voraus vereinbarten Zeit auf Abruf zu haben. In Ihrem Online-Dienstplan sehen Sie immer, wer gerade „Bereitschaftsdienst“ hat und wen sie als Verstärkung rufen können. In der Gastro-Branche ist jeder Tag anders und wechselhaft. Unvorhergesehener Personalmangel durch Krankheit oder großen Kundenandrang kann mithilfe eines Online-Schichtplanes schnell gelöst werden. So sind Sie immer vor Lücken in der Personalaufstellung sicher.

Regelmäßige Neueinstellungen

Wenn Sie flexible Stellen ausschreiben, sollten Sie regelmäßig neue Teammitglieder rekrutieren. Teilzeitangestellte sind meistens Studenten, Auszubildende oder arbeiten hauptberuflich woanders. Das Leben dieser Angestellten wird sich mit Sicherheit noch stark verändern, was beispielsweise zu hoher Fluktuation in der Stellenbesetzung von Restaurants führt. Behalten Sie mithilfe Ihres Online-Dienstplanes den Überblick darüber, welche Angestellten nur für kurze Zeit verfügbar sind und ob Sie nach neuen Mitarbeitern Ausschau halten müssen.

Allrounder-Personal

Um Engpässe und Personalmangel zu vermeiden, lohnt sich auch der Einsatz von Allrounder-Personal. Hierzu gehören Mitarbeiter mit Grundkenntnissen in allen wichtigen Bereichen: Küche, Theke oder Service. Bei der Erstellung Ihres Online-Dienstplanes können Sie bei jeder Schicht dafür sorgen, dass Sie stets Allrounder-Personal zur Verfügung haben.

Planen Sie Ihren Personaleinsatz jetzt online!

Ihr Online-Dienstplan ist jederzeit einsehbar, ob vom Desktop oder als App auf dem Smartphone. Eine klare Übersicht und mehr Transparenz helfen Ihnen bei der Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern und lassen Sie Lücken in der Personalbesetzung frühzeitig erkennen. Änderung im Schichtplaner sind sofort für alle sichtbar und jeder ist rund um die Uhr auf dem neuesten Stand. Durch individuelle Stundenkonten sehen Sie ganz genau, welcher Mitarbeiter verfügbar ist. Auch Ihre Angestellten können sich mehr in ihre eigene Schichtplanung integrieren. Am Ende können Sie alle Daten schnell und leicht auswerten. Mit einem Online-Dienstplan behalten Sie stets den Überblick.