Gerechte Urlaubsplanung

Wie der Urlaub dank Online-Dienstplanung in jedem Unternehmen gelingt

Sie stehen in jedem Betrieb an: Brückentage, Sommer- und Winterurlaub, Betriebsferien, Schulungen, Weiterbildungen, Überstundenabbau und Messen. Um die Arbeitsfähigkeit Ihres Unternehmens immer zu gewährleisten, müssen Sie die Abwesenheit Ihrer Mitarbeiter effizient und gerecht koordinieren. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie von der intelligenten Urlaubsverwaltung einer Dienstplan-Software profitieren.

Gute Kommunikation und klar definierte Regeln

Stellen Sie von Anfang an sicher, welche Bestimmungen für die Urlaubsplanung Ihrer Mitarbeiter gelten. Sie sollten Ihre Angestellten dazu animieren, ihren Urlaub so früh wie möglich zu planen. Auf diese Weise bleibt noch genug Zeit, um bei möglichen Problemen ein Gespräch zu führen. Mit einem Online-Dienstplan sehen Sie Personallücken und Urlaubsüberschneidungen im Voraus und werden vom System informiert. Hierin liegt ein klarer Vorteil gegenüber der klassischen Excel-Tabelle oder dem handschriftlichen Urlaubsplan, der spontan während der Mittagspause herumgereicht wird. Ihre Mitarbeiter haben dank Online-Dienstplanung auch die Möglichkeit bequem von zu Hause aus ihren Wunschurlaub einzutragen. Dadurch können freie Tage viel besser im Familienverbund diskutiert werden.

Lassen Sie im Fall von Überschneidungen Ihre Mitarbeiter das Problem untereinander lösen. Meistens gelingt eine Einigung schnell und unkompliziert. Ansonsten holen Sie einfach alle Parteien an einen Tisch. Im Rahmen einer familienbewussten Personalpolitik sollten Sie den Mitarbeitern mit betreuungspflichtigen Kindern bei der Planung ihres Urlaubs den Vortritt lassen. Aufgrund von Schulferien sind Familien nicht so flexibel, wie kinderlose Paare oder Alleinstehende.

Sorgen Sie im Allgemeinen nach Möglichkeit immer dafür, dass der Urlaub gerecht verteilt ist. Ein wichtiges Thema sind in diesem Fall die Brückentage. Sofern im betreffenden Zeitraum nicht der gesamte Betrieb geschlossen bleibt, müssen Sie darauf achten, dass alle Mitarbeiter abwechselnd Brückentage als Urlaub genehmigt bekommen. Wenn einzelne Angestellte hier ständig übergangen werden, führt das nur zu Spannungen und Unzufriedenheit.

Versuchen Sie generell jedem Mitarbeiter nach Möglichkeit seinen Wunschurlaub zu genehmigen. Bei der Online-Urlaubsverwaltung einer Dienstplan-Software haben Sie zusätzlich die Möglichkeit bei der Freigabe von Urlaubsanträgen eine persönliche Nachricht an den betreffenden Mitarbeiter zu verschicken. Dies ist eine geeignete Möglichkeit, um Lob mitzuteilen und einen entspannten Urlaub zu wünschen. Bei positivem Feedback kehren Ihre Mitarbeiter gleich viel motivierter in ihren Job zurück

Prozesse automatisieren und Zeit sparen

Eine Online-Urlaubsplanung vereinfacht viele Prozesse und spart Ihnen wertvolle Zeit. Im Schichtplaner können Sie beispielsweise bestimmte Urlaubssperren einrichten, die entweder für alle Mitarbeiter oder nur für eine bestimmte Abteilung gelten. Urlaubsanträge, die in die vorher definierte und auch nachträglich noch veränderbare Sperre fallen, werden vom intelligenten Online-Dienstplan automatisch blockiert. 

Sie können auch gleich zu Beginn des Jahres den geplanten Betriebsurlaub in den Online-Dienstplan eintragen. Dieser wird den Mitarbeitern automatisch in ihren digitalen Kalendern angezeigt. Die freien Tage werden Ihren Angestellten ebenfalls ganz automatisch von den noch verfügbaren Urlaubstagen abgezogen.

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Reibungslose Übergabe

Sie können in Ihrem Online-Dienstplan ganz einfach eine geeignete Vertretung für die abwesenden Mitarbeiter auswählen. Jeder Angestellte kann online sehen, durch wen er vertreten wird. Vor dem Urlaub sollte es ein Übergabegespräch zwischen dem Stellvertreter und dem abwesenden Mitarbeiter geben, damit die Vertretung gut informiert ist. Prioritäten, Deadlines und alle weiteren wichtigen Rahmenbedingungen für die laufenden Projekte müssen transparent kommuniziert werden. 

Nach der Rückkehr des Mitarbeiters muss erneut ein Gespräch mit dem Stellvertreter stattfinden, damit der Rückkehrer auf dem neuesten Stand ist und die Übergabe nahtlos verläuft. Sorgen Sie ebenfalls dafür, dass niemals alle Mitarbeiter aus demselben Aufgabenbereich gleichzeitig abwesend sind. Die Dienstplan-Software hilft Ihnen bei der Urlaubsplanung schnell zu erkennen, welche Mitarbeiter aus welcher Abteilung stammen. Auf diese Weise vermeiden Sie Projektverzögerungen oder gar einen Stillstand. 

Überstunden und Resturlaub koordinieren

Eine dauerhafte Arbeitsmotivation kann nur durch regelmäßige Pausen, Erholung und Regeneration zustande kommen. Animieren Sie Ihre Mitarbeiter auch aktiv dazu sich zu erholen. Sie ziehen daraus den Vorteil, dass eine große Ansammlung von Überstunden vorgebeugt wird. Natürlich kann es trotzdem zu Überstunden kommen. Bitten Sie Ihre Angestellten diese Zeit zügig in Anspruch zu nehmen, damit ihre Überstundenanzahl nicht astronomisch wird. Mit einem Online-Dienstplan bleiben Sie und Ihre Mitarbeiter immer auf dem aktuellsten Stand. Das Überstunden-Management ist übersichtlich und strukturiert.

Erklären Sie auch von Anfang an welche Regeln für Resturlaub gelten. Stellen Sie sicher, dass dieser bis zu einem bestimmten Datum beantragt werden muss. Ansonsten kann es passieren, dass Ihre Angestellten zu Beginn des neuen Jahres alle zugleich ihre übriggebliebenen freien Tage beantragen. Resturlaub stellt viele Betriebe tatsächlich vor ein großes organisatorisches Problem. Mit einem Online-Dienstplan lässt sich dieser jedoch leicht und effizient verteilen.

Mehrere Möglichkeiten der Abwesenheit

Ein Online-Schichtplan hat den großen Vorteil, dass Ihren Mitarbeitern mehrere Optionen der Urlaubsplanung zur Verfügung stehen, was Ihnen als Vorgesetzter die Übersicht erleichtert. Manche Ihrer Angestellten sind nicht vor Ort, aber dennoch im Home-Office verfügbar. Dank Dienstplan-Software können Sie auch die in vielen Branchen üblichen freien Mitarbeiter problemlos erfassen und koordinieren. 

Zudem kann es passieren, dass sich Mitarbeiter auf Messen, Weiterbildungen, Dienstreisen, im Sonderurlaub oder im bereits erwähnten Überstundenabbau befinden. Wichtig ist, dass Sie als Vorgesetzter wissen, wo und für wie lange welcher Mitarbeiter abwesend ist. Mit Online-Dienstplanung behalten Sie immer und von überall den Überblick. Sie können auch jederzeit per App in den Online-Schichtplan schauen, um sich Einzelheiten ins Gedächtnis zu rufen. 

Urlaub dient der Erholung

Sie sollten es vermeiden einen bereits genehmigten Urlaubsantrag wieder aufzuheben. Das führt nur zu unnötigen Spannungen und Organisationsschwierigkeiten in Ihrem Unternehmen. Stellen Sie noch vor der Freigabe sicher, dass der beantragte Urlaub zeitlich und wirtschaftlich sinnvoll ist. Zudem sollten Sie Ihre im Urlaub befindlichen Mitarbeiter nicht in ihrer freien Zeit kontaktieren. Dies ist eine goldene Regel, an die sich auch Kollegen und Teamleiter zu halten haben.

Umfragen haben gezeigt, dass es für jeden Zweiten zur Normalität gehört während des Urlaubs über seine Arbeit nachzudenken. 14 Prozent aller Befragten lesen sogar während des Urlaubs berufliche E-Mails. Gleichzeitig benötigen 75 Prozent, also die große Mehrheit der Arbeitnehmer, mehr als eine Woche um überhaupt in Urlaubsstimmung zu kommen und mit der eigentlichen Erholung zu beginnen. Doch dann ist der Urlaub für viele bereits zu Ende. Allein deshalb sollten Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben ihren Urlaub wirklich ungestört zu nutzen. Erholte Mitarbeiter sind in der Regel auch motivierte Mitarbeiter, was Vorgesetzten nur Vorteile bringt.

Helfen Sie Ihren Mitarbeitern freie Tage dank eines Online-Dienstplans effizient, transparent und gerecht zu planen. Profitieren Sie als Vorgesetzter von schneller Kommunikation, einfacher Organisation und zufriedenen Angestellten. Erfolgreiche Urlaubsplanung war noch nie so einfach!