Personaleinsatzplanung in Transport- und Logistikbetrieben

In kaum einer anderen Branche ist Organisation so wichtig wie in der Logistik. Hinzu kommt die Abhängigkeit von Dienstleistern, Herstellern und Transporteuren. Ein guter Dienstplan ist die Grundlage für reibungslose Arbeitsprozesse. In diesem Artikel verraten wir Ihnen, wie Sie mit Dienstplan-Software das Beste aus Ihrem Transport- bzw. Logistikunternehmen herausholen.

Ein effizientes Schichtsystem

Damit die meist eng getaktete Prozesskette im Lagerbereich konsequent am Laufen gehalten werden kann, wird die Arbeit in Transportbetrieben meist im Zwei- bis Drei-Schicht-System ausgeführt. Logistische Dienstleistungen sind in der Regel ziemlich personalintensiv und unterliegen im Verlauf des Jahres saisonalen Schwankungen, die sich aus der jeweiligen Auftragslage ergeben. Ein geregelter und gut organisierter Dienstplan ist deshalb von großer Bedeutung.

Bei dem sogenannten „Kanban-System“, wird der straffe Zeitplan in den einzelnen, aber zusammenhängenden Bereichen deutlich sichtbar. Hierbei handelt es sich um eine Form der dezentralen Produktionssteuerung, bei der vorgeschaltete Fertigungsbereiche der Produktion eng mit den Lieferanten verbunden sind. Ein Arbeitsschritt folgt unweigerlich schnell auf den nächsten und viele kleine Faktoren führen letztlich zum Endergebnis. Jeder Fehler und jede Verzögerung führen dazu, dass die gesamte Ereigniskette stillsteht.

Es ist daher sehr wichtig, dass jeder Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist. Ein plötzlicher Personalausfall oder eine bloße Unpünktlichkeit führen bereits zu folgenschweren Verzögerungen. Eine Dienstplan-Software muss deshalb idealerweise vorausschauend Pläne erstellen und unvorhergesehenen Personalausfall mit einkalkulieren.

Die „Kanban-Methode“ ist zwar wirtschaftlich, aber nicht für jeden Betrieb geeignet. Für die Schichtarbeit gelten außerdem die Regeln des Arbeitsgesetzes, welche die Interessen der Arbeitnehmer schützen.

Logistik 4.0

Heute sind logistische Prozesse, Produkte, Lieferanten und Kunden mithilfe von moderner Informations- und Kommunikationstechnologie miteinander verbunden. Die Digitalisierung und intelligente Vernetzung der sogenannten „Logistik 4.0“ machen es möglich. Die Daten sind unternehmensübergreifend verfügbar. Alle Mitarbeiter einer vertikalen und horizontalen Wertschöpfungskette sind dadurch Teil eines „großen Ganzen“.

Die Ziele des modernen Transportwesens sind stetige Effizienz- und Effektivitätssteigerung. Als Maßnahmen hierfür gelten Transparenz, Automatisierung, Fehlervermeidung, Flexibilität, sowie eine hohe Prozessgeschwindigkeit. Angestellte müssen sich an ständig wechselnde Rahmenbedingungen gewöhnen und auf eine sich schnell verändernde Arbeitswelt reagieren.

Mit einem Online-Dienstplan zu mehr Effizienz und Sicherheit

Dienstplan-Software ist eine ausgezeichnete Möglichkeit, um die Schichten in Logistikunternehmen erfolgreich zu organisieren. Der Online-Schichtplan bietet dabei zahlreiche Vorteile gegenüber der klassischen Exceltabelle.

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1. Richtiger Mitarbeiter am richtigen Ort

Selbst wenn Ihr Unternehmen nicht mit dem Kanban-System arbeitet, müssen die einzelnen Prozesse dennoch reibungslos verlaufen, da zahlreiche Faktoren und Arbeitsschritte voneinander abhängig sind. Beachten Sie bei der Erstellung Ihres Online-Dienstplans, dass Angestellte mit der richtigen Qualifikation jeweils am richtigen Ort sind. Bei der Online-Schichtplanung erkennen Sie Personallücken oder Überbesetzung frühzeitig und können schnell reagieren. Kontrollieren Sie die Verfügbarkeiten Ihrer Mitarbeiter jederzeit von jedem internetfähigen Gerät aus und perfektionieren Sie das Abwesenheitsmanagement in Ihrem Betrieb.

2. Flexibilität und der richtige Zeitpunkt

Häufig werden unterschiedliche Qualifikationen zu verschiedenen Zeiten gebraucht. Arbeitnehmer in der Logistikbranche müssen je nach Qualifikation flexibel und sofort einsetzbar sein, da auch kurzfristig Bedarf entstehen kann. In Ihrem Online-Dienstplan sehen Sie jederzeit welche Mitarbeiter flexibel und verfügbar sind.

3. Hohe Reaktionsfähigkeit

In Transportbetrieben muss auf der einen Seite langfristig geplant, aber auch kurzfristig auf Bedarfsschwankungen reagiert werden können. Der Arbeitsablauf muss also schnell unvorhergesehenen Veränderungen in der Nachfrage angepasst sein. Auf der anderen Seite müssen Sie auch die Interessen Ihrer Mitarbeiter berücksichtigen. Dank eines Online-Dienstplans können sich Ihre Mitarbeiter selbst auf Schichten bewerben und diese auch wieder abgeben bzw. tauschen. Dadurch sind Ihre Angestellten besser in der Lage außerberufliche Termine wahrzunehmen und ihr Privatleben zu organisieren. Sie als Arbeitgeber können alle Anträge auf Schichtwechsel in Echtzeit mitverfolgen.

4. Genaue Erfassung von Soll- und Ist-Diensten

Dienstplan-Software funktioniert wie eine „digitale Stechuhr“. Ihre Mitarbeiter können ganz bequem per Dienstplan-App ein- und ausstempeln. Sie als Arbeitgeber sehen ganz konkret wann welcher Mitarbeiter zur Arbeit erschienen und wieder gegangen ist, sowie alle exakten Pausenzeiten. Auf diese Weise haben Sie mehr Einsicht in die tatsächliche Arbeitszeit Ihrer Angestellten und können zum Beispiel rechtzeitig Überstundenabbau anordnen. Da die Logistikbranche bei Verzögerungen sehr empfindlich reagiert, können Sie dank der intelligenten Zeiterfassung Ihres Online-Schichtplans schnell herausfinden, welche Mitarbeiter Probleme mit ihren Soll-Diensten haben.

5. Die richtige Datenauswertung

Da Ihnen mit einer Personalplanung-Software viele wichtige Daten über die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen zur Verfügung stehen, können Sie aus diesen Informationen profitieren und die richtigen Schlüsse ziehen. Optimieren Sie die Planungsprozesse, indem Sie die Schichtdaten mithilfe von genauen Filtern auswählen und analysieren. Auf diese Weise sehen Sie schnell und einfach, an welcher Stelle noch Verbesserungsbedarf herrscht.