Die häufigsten Fehler bei der Dienstplanung

Wer schon einmal einen Dienstplan erstellt hat, ist sicherlich auf eine Vielzahl von Hürden gestoßen, und ist sich dem Ausmaß an möglichen Fehlerquellen im Laufe dessen auch bewusst. In den folgenden Abschnitten werden die häufigsten Fehler, welche im Prozess der Schichtplanung entstehen können, aufgeführt und darauf eingegangen wie man diese mithilfe von moderner Dienstplanung Software vermeiden kann.

Schlechte Übersicht bei der Schichtplanung

Ein anschaulicher Schichtplaner bietet eine gute Übersicht über alle relevanten Informationen, die zur Erstellung des Planes notwendig sind. In den meisten Fällen sind Schichten desselben Arbeitsbereiches häufig nicht zusammen aufgeführt, was für den Anwender zu einer ineffizienten Verteilung der Ressourcen führt. Daher sollten die wichtigsten Punkte auf einen Blick erkennbar sein. Verfügbarkeiten, Krankheitsfälle oder Urlaubszeiten der Mitarbeiter sind wichtig für den Nutzer und sollten aus diesem Grund seitenübergreifend aufgeführt werden. Um dies zu gewährleisten ist die Aktualität der Daten von hoher Bedeutung. Die Gestaltung des Schichtplans und das allgemeine Layout des Systems, wie Schichten und deren relevanten Daten aufgeführt werden, sind aus diesem Grund gleichermaßen ausschlaggebend. 

Einen großen Vorteil bietet vor allem ein “Dashboard”, welches die essentiellen Aktivitäten auflistet und interaktiv nutzbar ist. Hier können Anträge, Bewerbungen oder andere Interaktionen, welche möglicherweise Genehmigungen des Managers benötigen aufgeführt werden. 

Durch eine intelligente Auslegung des Schichtplans kann dem Anwender also die Arbeit um ein vielfaches vereinfacht, und somit die Fehleranfälligkeit des Dienstplans vermieden werden.

Fehlerhafte Stundensätze bei der Arbeitszeiterfassung

Die geleistete Arbeitszeit der Mitarbeiter stimmt gelegentlich mit den aufgeführten Stunden im Dienstplan nicht überein, da Abweichungen der Arbeitszeiten keine Rarität sind. Der Soll- und Ist-Stunden Abgleich ist für die monatliche Abrechnung sehr wichtig und sollte daher mit höchster Genauigkeit erfolgen. Unternehmen verschiedenster Branchen sind oftmals derselben Problematik ausgesetzt und erfahren als Folge dessen einen sehr hohen Arbeitsaufwand bei der Revision. Ein intelligentes System kann hier mithilfe von tools zur Zeiterfassung die Stundenkonten digital aktualisieren und fehlerfrei updaten. Arbeitszeiten der Mitarbeiter werden auf die Minute genau erfasst, mit den eingetragenen Arbeitszeiten abgeglichen, und als tatsächliche Werte im digitalen Stundenkonto zusammengeführt. Die jeweiligen Stundensätze können so stets vom Arbeitgeber und Arbeitnehmer im Überblick gehalten werden, sodass die verfügbaren Arbeitszeiten für alle Anwender zugänglich bleiben. Des weiteren können in den Auswertungen die tatsächlichen Arbeitszeiten den eingetragenen Zeiten zur Übersichtlichkeit gegenübergestellt werden.  

Mangelhafte Kommunikation in der Personalplanung

Zur Erstellung des Dienstplanes ist die Absprache mit den Mitarbeitern erforderlich. Diese sind oftmals unterschiedlich verfügbar oder haben bestimmte Präferenzen was ihre Arbeitszeiten angeht. Selbst nachdem diese geklärt wurden kann es zu Krankheitsfällen kommen, was zu weiteren Abstimmungsbedarf zur Aktualisierung des Dienstplanes führen kann. Ohne digitalem Schichtplaner erfolgt dies üblicherweise per WhatsApp Nachrichten, Telefonaten oder sogar E-Mails. Der Arbeitsaufwand, welcher durch ständige Telefonate oder WhatsApp Nachrichten entsteht ist einer der meisten Ursachen für die fehlerhafte Planung der Schichten, ausgelöst durch Missverständnisse bei der Kommunikation. Häufig bleiben Informationen auf halbem Wege liegen, wichtige Anliegen werden nicht berücksichtigt oder gar vergessen vor lauter Stress. Hier erweist sich ein interaktiver Dienstplan sehr nützlich.

Mitarbeiter tragen ihre Verfügbarkeiten ein, beantragen Urlaubstage, oder bewerben sich direkt für kürzlich entstandene Schichten ohne Mitarbeiter-Belegung.

Durch den angebotenen Funktionsumfang der digitalen Lösung entfällt ein enorm hoher Anteil an direktem Kommunikationsbedarf zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, welcher zur Erstellung des Dienstplans einst unumgänglich war. Alle relevanten Informationen können dem Anwender auf einem Blick zur Verfügung gestellt, und somit ein fehlerfreies planen gewährleistet werden. 

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Unklare Arbeits- und Pausenzeiten 

In den meisten Unternehmen sind die maximalen Arbeitsstunden der Mitarbeiter klar definiert. Laut Vorschrift stehen jedem Arbeitnehmer Ruhe- und Pausenzeiten zu. Unter einer Arbeitszeit von 6 Stunden besteht für Beschäftigte kein Anspruch auf eine Pause. Ab 6 bis 9 Stunden jedoch stehen diesem 30 Minuten für eine Pause zu. Geht die Arbeitszeit des Angestellten über 9 Stunden hinaus, ist dieser befugt sich 45 Minuten Pause zu nehmen (§ 4 ArbZG). Bei Nichteinhaltung solcher Vorgaben wird häufig über oder unter angegebenen Stundensätzen bzw. Lohngrenzen eingeteilt, was zur Folge hat, dass einige Mitarbeiter über deren erforderlichen Satz hinaus arbeiten, oder diesen gar nicht erst erreichen. Wird die Notierung der Pausen ohne Software gehandhabt, entstehen oftmals Überschneidungen mit Schichten, welche zu Problemen in der Dienstplan Erstellung führen können.

Viele solcher typischen Fehler, welche im Laufe der Erstellung von Schichtplänen entstehen, können durch die Nutzung eines online Dienstplans vermieden werden. Auch Konflikte mit gesetzlichen Rahmenbedingungen sind Ursache von Komplikationen bei der Schichtplanung. Durch gegebene Funktionsumfänge von intelligenter Software lassen sich diese auf ein geringstes reduzieren, wenn nicht sogar ganz vermeiden.

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