Schichtplan für Kita und Kindergarten

Damit im Notfall immer genügend Erzieher zur Verfügung stehen, müssen Dienstpläne in Kitas und Kindergärten vorausschauend erstellt werden. Wenn sich eine Kollegin am Montagmorgen plötzlich krankmeldet und dann die ganze Woche ausfällt während zwei weitere gerade in Fortbildung sind, wird es problematisch. Mit einem Online-Dienstplan können Sie krisensicher und flexibel planen, um bei plötzlichem Personalausfall gewappnet zu sein und die Schichten Ihrer Mitarbeiter transparent und klug zu organisieren.

Gesetzliche Vorgaben beachten und nutzen

Je nach Bundesland unterscheiden sich die gesetzlichen Rahmenbedingungen für Kitas und Kindergärten. In Berlin und Sachsen richtet sich der Personalschlüssel, also die Anzahl der Mitarbeiter, jeweils nach dem Alter der Kinder. In Baden-Württemberg und Rheinland-Pfalz werden Kinder wiederum in bestimmte Gruppengrößen eingeteilt nach deren Anzahl die Personalstellen ausgeschrieben werden. Die gesetzlichen Vorgaben sind also sehr unterschiedlich und dienen im Grunde nur als theoretische Rechnungsgrößen. Wenn beispielsweise ein Personalschlüssel von einer Erzieherin auf zehn Kinder beschlossen wurde, bedeutet das nicht, dass tatsächlich jede Erzieherin zehn Kinder betreut. Nutzen Sie diese Flexibilität bei der Erstellung eines Online-Dienstplans und richten Sie sich auch nach den individuellen Kapazitäten Ihrer Mitarbeiter.

Fehltage ausgleichen dank Teamarbeit und Gruppenbildung

Im Schnitt verbringen Erzieher maximal 80 % ihrer Arbeitszeit mit den Kindern. In der übrigen Zeit müssen sie vorarbeiten, organisieren, Ordnung schaffen oder beispielsweise an Fortbildungen teilnehmen. Unvorhergesehene Krankmeldungen und spontane Freistellungen können den Betrieb in Kitas und Kindergärten schon mal ins Wanken bringen. Sorgen Sie bei der Erstellung eines Online-Schichtplans am besten dafür, dass Ihre Mitarbeiter immer in einem ausreichend großen und flexiblen Team vor Ort sind. Auf diese Weise können sich Kollegen auch kurzfristig vertreten. Dann müssen Sie den Dienstplan für Ihre Angestellten nicht ständig überarbeiten. Spontane Vertretungen können die Erzieher selbst schnell und einfach auch per Dienstplan-App eintragen. Sie und Ihre Mitarbeiter sehen auf den individuellen Stundenkonten immer wann und wie lange gearbeitet wurde.

Wichtige Erzieher-Kind-Bindungen

Ein beständiges Mitarbeiter-Team hat einen weiteren entscheidenden Vorteil. Jüngste Erkenntnisse aus der Bildungsforschung zeigen ganz deutlich, dass Kinder feste Bindungen brauchen, damit Bildung überhaupt funktionieren kann. Stabilität und Kontinuität in der Schichtplanung werden von den Kindern und auch von den Eltern als zuverlässiger empfunden. Je jünger die Kinder sind, desto wichtiger ist es, ihnen eine Bindung zu bestimmten Bezugspersonen zu ermöglichen und große Fluktuationen im Mitarbeiterbereich zu vermeiden.

Feste und doch flexible Gruppenbildung

Planen Sie Personalausfälle bei der Erstellung eines Online-Dienstplans im Voraus mit ein und sorgen Sie für die bereits erwähnten stabilen Teams, in denen sich Mitarbeiter spontan vertreten. Zur Sicherheit können Sie die Kinder auch in verschiedene Gruppen „zusammenfassen“ und dafür sorgen, dass Erzieher immer gleichzeitig in zwei Kindergruppen aktiv sind. Auf diese Weise können sie auch Bindungen zu den Kindern aus der zweiten Gruppe aufbauen und diese im Extremfall einfach mitbetreuen. Grippewellen erfassen bekanntlich gerne mehrere Kollegen auf einmal. Immer den Überblick behalten

Viele Leiter von Kitas und Kindergärten möchten auf die Arbeit mit Kindern nicht verzichten. Allerdings müssen sie regelmäßig Termine wahrnehmen und anderen bürokratischen und organisatorischen Verpflichtungen nachkommen.

Kinder und Mitarbeiter im Alltag erleben

In diesem Fall wird es angenehmer für Sie, wenn Sie als Leiter nicht die Verantwortung für eine bestimmte Kindergruppe übernehmen, sondern sich selbst flexibel als Vertretung einsetzen oder Früh- bzw. Spätschichten übernehmen. Auf diese Weise können Sie alle Kinder und auch Ihre Mitarbeiter im Alltag erleben. Dadurch bekommen Sie einen viel detaillierteren Einblick in das Tagesgeschehen Ihrer Kita oder Ihres Kindergartens. Die gewonnenen Eindrücke können Sie für die Personalführung und künftige Dienstplanerstellung nutzen.

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Kontakt mit den Eltern

Wenn Sie über alle Gruppen Bescheid wissen, sind Sie in der Lage den Eltern umfassendere Auskunft über ihre Kinder zu geben. Insbesondere wenn Sie zu Früh- und Spätschichten anwesend sind, erleben Sie die Bring- und Abholmomente mit. So sehen Sie die Eltern ebenfalls und können besseren Kontakt knüpfen.

Wechselnden Personalbedarf berücksichtigen und profitieren

Um bei der Erstellung Ihres Online-Dienstplans Fortbildungen und Urlaub besser zu integrieren, können Sie den unterschiedlichen Personalbedarf mit einkalkulieren. Der Aufenthalt auf dem Spielplatz ist beispielsweise nicht so aufwändig wie das Mittagessen. Wenn die Kleinkinder Mittagsschlaf halten, entstehen für manche Mitarbeiter ebenfalls Freiräume, die für andere Aufgaben genutzt werden können. Sorgen Sie jedoch immer dafür, dass eine personelle Mindestbesetzung gewährleistet ist.

Wenn Sie die Freiräume mit einplanen, die wiederkehrend durch wechselnden Personalbedarf entstehen, haben Ihre Mitarbeiter auch eher die Möglichkeit außerberufliche Termine auf diese Zeit zu verlegen. Der Besuch in der Autowerkstatt oder der Zahnarzttermin stehen für jeden regelmäßig an. Dieser flexible Umgang mit unterschiedlichen Arbeitszeiten wird Ihre Mitarbeiterzufriedenheit verbessern.

Individuelle Besuchszeiten für Ihren Online-Dienstplan nutzen

Während manche Eltern ihre Kinder täglich immer zur selben Zeit in die Kita oder den Kindergarten bringen und wieder abholen, um einer geregelten Berufstätigkeit nachzukommen, gibt es andere Eltern, die beruflich viel flexibler sind. Diese Eltern bemühen sich so viel Zeit wie möglich mit Ihren Kindern zu verbringen und beispielsweise noch in Ruhe gemeinsam zu frühstücken. Während der Nachwuchs von beruflich unflexiblen Eltern die Kindertagesstätten durchschnittlich 6 Stunden am Tag besucht, sind Kinder aus unabhängigeren Familien meist nicht so lange vor Ort und zum gemeinsamen Mittagessen oder zum Mittagsschlaf bereits wieder zu Hause. 

Damit Sie den Überblick über die Besuchszeiten in Ihrer Kita oder Ihrem Kindergarten behalten, sollten Sie Ihre Mitarbeiter darum bitten mindestens einen Monat lang die Bring- und Abholzeiten jedes Kindes zu notieren und jede halbe Stunde die Kinder im Gruppenraum zu zählen. Auf diese Weise können Sie sämtliche Informationen zusammentragen und den Verlauf der Kinderzahlen über den gesamten Tag hinweg nachvollziehen. Daraus werden Sie langfristig schlussfolgern, wie viele Erzieher wann anwesend sein müssen.

Die „Stoßzeiten“ in einer Kindertagesstätte können jedoch von Zeit zu Zeit variieren. Führen Sie also regelmäßig Ihre Notizen zu den individuellen Besuchszeiten. Sie können die Arbeitszeiten im Online-Dienstplan einfach und transparent der jeweiligen Situation anpassen. Änderungen sind sofort für jeden Angestellten sichtbar.

Mitarbeiter mit Eigenverantwortung

Mithilfe von Dienstplan-Software können Sie die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter effektiv und vorausschauend planen und früh erkennen, ob beispielsweise Personallücken entstehen. Es kann jedoch immer passieren, dass einzelne Erzieher Überstunden anhäufen und abbauen müssen. Speziell für Kitas und Kindergärten gibt es eine Lösung, mit der viele Erzieher-Teams bereits gute Erfahrungen gemacht haben. An manchen Tagen werden alle Kinder nachmittags einfach früher abgeholt als im Normalfall. Je nach Situation können die Mitarbeiter dann untereinander entscheiden, wer früher nach Hause darf. 

Alle Informationen in Echtzeit transparent dank Online-Dienstplan

An dieser Stelle wird auch ein großer Vorteil der Dienstplan-Software sichtbar. Jeder Erzieher kann ganz einfach online auf seinem Stundenkonto sehen, wie viele Überstunden zusammengekommen sind. Wenn ein Mitarbeiter entscheidet früher nach Hause zu gehen, kann er das mit wenigen Klicks sogar per Dienstplan-App vermerken. Sie als Leiter sehen alle Informationen in Echtzeit und wissen immer, wer gerade im Dienst ist und wer am ehesten Anspruch auf Freizeit genießt. Auf diese Weise können Sie auch Urlaubsanträge einfach und unkompliziert online genehmigen und gerecht entscheiden. 

Mit einem Online-Dienstplan haben Ihre Mitarbeiter auch die Möglichkeit sich gezielt für Schichten einzutragen oder Schichten zu tauschen. Sie geben Ihren Angestellten also die Chance ihre eigene Arbeitszeit aktiv mit zu organisieren und ihrer Wunscharbeitszeit näherzukommen. Mithilfe von Dienstplan-Software stehen Sie immer mit Ihren Mitarbeitern in Kontakt und können alle Beteiligten in die Personalplanung einbinden.