Schichtplanung im Einzelhandel mit einem digitalen Dienstplan

Ob Bekleidung, Kosmetik oder Lebensmittel: Rund drei Millionen Deutsche sind im Einzelhandel beschäftigt. Aufgrund der langen Öffnungszeiten müssen die Mitarbeiter meist in mehreren Schichten arbeiten – und das bringt einige Herausforderungen mit sich. Das Tagesgeschäft im Einzelhandel ist schnelllebig und kann je nach Wochentag oder Saison stark variieren. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Personalplanung im Einzelhandel optimieren und welche gesetzlichen Regelungen Sie dabei beachten müssen. 

Grundlegende Bestimmungen zur Schichtarbeit

Generell spricht man von „Schichtarbeit“, wenn mehrere Arbeitnehmer die gleiche Position füllen, beziehungsweise die gleichen Aufgaben erledigen, und sich in einem festgelegten Schichtplan ablösen. Der Grund für die Einführung von Schichtarbeit kann vielfältig sein: In vielen Branchen werden dadurch wichtige Arbeitsabläufe aufrechterhalten, etwa in Fabriken, wenn rund um die Uhr produziert wird. In anderen Bereichen stellen Schichtmodelle eine ständige Versorgung und Betreuung sicher, beispielsweise in Krankenhäusern und Pflegeheimen. 

Wenn es über den Tag hinweg mehrere Schichteinteilungen im Dienstplan gibt, handelt es sich um „Mehrschichtarbeit“. Wenn ein Arbeitnehmer in regelmäßig wechselnden Schichten tätig ist, spricht man auch von „Wechselschichtarbeit“. Angestellte dürfen  aber nicht nach Belieben oder gegen ihren Willen zur Schichtarbeit herangezogen werden: Die Bestimmungen müssen im jeweiligen Arbeits- oder Tarifvertrag genau definiert sein. In jedem Fall darf die Regelarbeitszeit von acht Stunden nicht überschritten werden (in Ausnahmefällen zehn Stunden laut § 6 Arbeitszeitgesetz). 

Beliebte Schichtmodelle im Einzelhandel

Im Einzelhandel sind lange Öffnungszeiten üblich, die ein Mitarbeiter alleine nicht bewältigen kann. Von der Ladenöffnung bis zur Schließung kann es bis zu 15 Stunden dauern, hinzu kommen noch Verwaltungs- und Ordnungstätigkeiten. Daher gibt es das sogenannte „Zwei-Schicht-Modell“ im Einzelhandel: Zwei Mitarbeiter lösen sich nach einer bestimmten Stundenanzahl ab und üben zeitversetzt die gleiche Tätigkeit aus. Je nach Geschäftsmodell unterteilen sich die beiden Schichten dann in eine Frühschicht, beispielsweise von 7-14 Uhr, und eine Spätschicht von 14-21 Uhr. Das „Zwei-Schicht-Modell“ ist eine beliebte Variante im Einzelhandel und vor allem bei festangestellten Vollzeitkräften üblich. In vielen Dienstplänen sind auch versetzte Arbeitszeiten die Regel: Die Schichten von zwei Mitarbeitern überlappen sich zu bestimmten Tageszeiten, damit starke Kundenandränge gemeinsam bewältigt werden können.  

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Wenn mehrere Mitarbeiter in Teilzeit arbeiten und es einen großen Personalbedarf gibt, sind auch Vier- oder Fünfschichtmodelle üblich. Die Einstellung von Teilzeitkräften im Einzelhandel dient häufig dazu, Vollzeitkräfte in bestimmten Phasen zu entlasten und deren vorgeschriebene Pausenzeit zu ermöglichen. In großen Einzelhandelsbetrieben erreicht die Personaleinsatzplanung eine hohe Komplexität – und durch die wechselnden Arbeitszeiten entstehen schnell Konflikte im Dienstplan. Bei unerwarteten Ausfällen oder kranken Mitarbeitern ist es extrem schwierig, in einem handgeschriebenen Dienstplan oder einer Excel-Tabelle einen geeigneten Ersatz zu ermitteln. 

Mit einem digitalen Schichtplan hingegen verläuft die Planung schnell, effizient und unkompliziert. Verfügbare Mitarbeiter sind auf einen Blick sichtbar und der Dienstplan kann ohne lange Absprachen via Telefon oder Whatsapp umstrukturiert werden. Die notwendige Kommunikation erfolgt digital über eine Personalplanung-Software. Bei Bedarf kann der neue Dienstplan direkt auf die folgende Woche übertragen werden. 

Schichtplanung im Einzelhandel: Vor- und Nachteile

Beschäftigte im Einzelhandel haben durch wechselnde Schichten durchaus einige Vorteile. Im Gegensatz zu einem Dienstplan, in dem man täglich von 10-18 Uhr durcharbeitet, ermöglicht ein Schichtarbeitsmodell eine freie Planung von Arztterminen, Amtsgängen und Freizeiterledigungen. Je nach Einteilung arbeiten die Mitarbeiter mit anderen Kollegen zusammen und haben vielfältige soziale Interaktionen im Alltag. Allerdings wird es schwieriger, regelmäßig stattfindende Termine wahrzunehmen.

Auch für das Einzelhandelsunternehmen ergeben sich Vorteile aus der Schichtarbeit, denn die benötigte Anzahl an Vollzeit- und Teilzeitkräften kann flexibel eingesetzt werden, um das variierende Arbeitsaufkommen zu bewältigen. An dieser Stelle hilft ein digitaler Schichtplan: Durch das Anlegen von Verfügbarkeiten können die Schichten schnell und übersichtlich definiert werden. Dabei können dem Betrieb die Verfügbarkeitseinstellungen überlassen werden, um die individuellen Bedürfnisse einzelner Mitarbeiter zu berücksichtigen. 

Mit der digitalen Dienstplan-Software von Aplano können Sie Ihren Schichtplan erstellen – auch für die komplexen Arbeitszeitmodelle des Einzelhandels. Mitarbeiter können über die mobile Dienstplan-App von überall aus prüfen, wann die nächste Schicht beginnt. Individuelle Bedürfnisse werden von der Dienstplan-Software automatisch berücksichtigt. Mit Aplano gehören Planungsfehler und Konflikte im Schichtplan ab sofort der Vergangenheit an!