Schichtplanung in der Pflege: Das sind die Herausforderungen

Pflegeberufe sind gefragter als je zuvor: Durch den demografischen Wandel steigt die Nachfrage nach professionellen Pflegekräften kontinuierlich an. Laut dem Bundesministerium für Gesundheit hat sich die Zahl der Pflegefachkräfte zwischen 1999 und 2015 um etwa 77 Prozent erhöht. Besonders im Pflegesektor ist ein gut funktionierender Schichtplan wichtig, weil es häufig zu unvorhergesehenen Arbeitseinsätzen kommt. Wir zeigen Ihnen, welche Schichtmodelle in der Pflege üblich sind und welche Vorteile eine Dienstplan Software mit sich bringt. 

Pflegeberufe im Überblick 

Im Allgemeinen zählen alle Berufsfelder zum Pflegesektor, die sich auf die Versorgung von hilfsbedürftigen Menschen konzentrieren, wie beispielsweise AltenpflegehelferIn, Gesundheits- und KrankenpflegerIn oder HeilerziehungspflegerIn. Mögliche Arbeitsbereiche sind in Krankenhäusern, Reha-Kliniken, Altenpflegeheimen, ambulanten Pflegediensten oder Wohnstätten für Menschen mit Behinderungen. Dabei unterscheidet man generell zwischen stationären und mobilen Pflegekräften: Stationäre Mitarbeiter arbeiten in einer gleichbleibenden Arbeitsstätte und sind vor Ort in ein Team eingebunden. Mobile Mitarbeiter betreuen die hilfsbedürftigen Patienten in deren Zuhause, wobei eine zentrale Einsatzleitung die Terminreihenfolge vorgibt. Mobile Pflegekräfte arbeiten also auch nach einem vorgegebenen Schichtplan. 

Beliebte Schichtmodelle in der Pflege

Das gängigste Modell im Pflegesektor ist das Drei-Schichten-Modell, also die Einteilung in Frühschicht, Spätschicht und Nachtschicht. Die Mitarbeiter halten sich entweder über einen längeren Zeitraum hinweg an den gleichen Schichtplan oder wechseln sich in regelmäßigen Abständen ab („Wechselschichtmodell“). Die genauen Bestimmungen für Schichtarbeit sind im jeweiligen Arbeits- oder Tarifvertrag des Mitarbeiters definiert. Ein häufiger Kritikpunkt bei Wechselschichten besteht allerdings darin, dass durch den wechselnden Dienstplan der Schlaf-Wach-Rhythmus aus dem Gleichgewicht gerät. Die gesundheitlichen Folgen können Kopfschmerzen, Schlafstörungen, Verdauungsbeschwerden und Herz-Kreislaufprobleme sein. 

Ein innovativeres Modell, das mittlerweile immer mehr Betriebe einführen, ist das 7/7-Arbeitszeitmodell. Dabei arbeitet eine Pflegekraft sieben Tage in der Woche zwölf Stunden am Tag, inklusive einer zweistündigen Pause. Im Anschluss folgt als Ausgleich eine siebentägige Pause. Als Summe ergeben sich daraus über zwei Wochen hinweg 70 Arbeitsstunden, was einer Wochenarbeitszeit von 35 Stunden entspräche. Durch die lange Erholungsphase soll das 7/7-Modell die Work-Life-Balance der Mitarbeiter verbessern und gesundheitlichen Problemen vorbeugen (z.B. Schlafstörungen durch häufigen Schichtwechsel). Zudem können die Mitarbeiter bei einem gleichbleibenden Schichtplan weit im Voraus wichtige Termine, Arztbesuche und Freizeitausflüge planen. 

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Darum ist ein guter Dienstplan wichtig

Die Betreuung von hilfsbedürftigen Menschen ist unvorhersehbar. Von den Mitarbeitern wird einiges abverlangt – nicht nur körperlich, sondern auch emotional. Der Gesundheitszustand der Patienten kann sich plötzlich verschlechtern und es kommt häufig zu unvorhergesehenen Arbeitseinsätzen mit Überstunden. Pflegekräfte müssen daher höchst flexibel sein und damit rechnen, dass sich der vorab vereinbarte Dienstplan kurzfristig ändert. 

Die Herausforderung besteht darin, dass zu jeder Tages- und Nachtzeit eine ausreichende Besetzung gewährleistet sein muss. Sobald ein Mitarbeiter kurzfristig ausfällt, wird der bestehende Dienstplan auf die Probe gestellt: Bei einer manuellen Personalplanung muss via WhatsApp, Telefon und SMS nach Ersatz gesucht werden. Das ist nicht nur ein großer Organisationsaufwand, sondern erhöht auch den Stress unter den Mitarbeitern. Ein optimaler Schichtplan sollte mögliche Risiken, wie Ausfälle und Krankmeldungen, einkalkulieren. 

Vorteile eines digitalen Schichtplans

Besonders in einem zeit- und arbeitsintensiven Bereich wie dem Pflegesektor ist ein flexibler und transparenter Dienstplan erforderlich, um die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeiter zu berücksichtigen. Dabei hilft der Online-Dienstplan von Aplano: Durch die angezeigten Verfügbarkeiten können Schichten im Notfall schnell und effizient umgelegt werden, ohne dabei die zulässige Höchstarbeit und das Personalbudget zu überschreiten. 

Mit der digitalen Stempeluhr von Aplano fällt auch die manuelle Eingabe von Arbeitszeiten sowie die Dokumentation von Überstunden weg. Die innovative Dienstplan-Software hält jede geleistete Arbeitsstunde genau fest und überzeugt durch ein intuitives User-Interface. Jede Pflegekraft sieht in der mobilen Dienstplan-App auf einen Blick, wann die nächste Schicht beginnt. 

Personalverantwortliche erstellen mit wenigen Klicks eine Analyse über die aktuelle Schichtplanung. Mit Aplano können Schichten auch wiederholend erstellt werden, beispielsweise, wenn die gleichen Schichten wöchentlich vergeben werden. Die innovative Dienstplan-Software hat viele leistungsstarke Funktionen, um eine optimale Personaleinsatzplanung für Pflegekräfte zu erstellen. 

Wollen auch Sie den Arbeitsalltag für Ihre Mitarbeiter erleichtern und die Lohnkosten optimieren? Nutzen Sie ab sofort die Dienstplan-Software von Aplano! Erstellen Sie wiederkehrende Schichten für jede Abteilung und fügen Sie bei Bedarf wichtige Zusatzinformationen hinzu. Ihre Mitarbeiter werden via Smartphone über jede Änderung informiert!