Digitale Zeiterfassung

Die Vorteile einer digitalen Stechuhr in Ihrem Online-Dienstplan

Die Zeit ist und bleibt eine der wichtigsten Ressourcen in jedem Unternehmen. Effizienz in der Arbeitszeit- und Dienstplanung ist deshalb besonders wichtig. Der Europäische Gerichtshof hat nun beschlossen, dass Arbeitszeiten von allen Arbeitgebern in der EU künftig dokumentiert werden müssen. Unternehmen befürchten einen enormen bürokratischen Aufwand. Das muss aber nicht sein! Ganz im Gegenteil. Mit digitaler Zeiterfassung in Dienstplan-Software lassen sich Zeit und Aufwand in großem Stil sparen. Sie werden nie wieder mit Papierbergen und unübersichtlichen Excel-Tabellen zu kämpfen haben. Wie Sie die Zeiterfassung in Ihrem Unternehmen mithilfe eines Online-Dienstplans optimieren und welche Vorteile das digitale Zeitmanagement Ihnen bringt, verraten wir Ihnen in diesem Artikel. 

Rechtlich immer auf der sicheren Seite

Die traditionelle Stechuhr gilt schon lange als überholt. Stempel- und Magnetkarten wurden in der Vergangenheit zunehmend von der sogenannten „Vertrauensarbeitszeit“ abgelöst. Dabei sorgte jeder Mitarbeiter selbstständig dafür, seine vorgeschriebene Arbeitszeit einzuhalten. So genau kontrollieren konnte das jedoch niemand.

Der EUGH traf nun jedoch eine Entscheidung, die die altbewährte Vertrauensarbeitszeit in Zukunft abschaffen wird. Laut dem Beschluss vom 14.05.2019 sind Arbeitgeber in der Europäischen Union künftig dazu verpflichtet ein System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter einzurichten. Diese Entscheidung dient dem verbesserten Arbeitsschutz und soll verhindern, dass gesetzliche Höchstarbeitszeiten überschritten werden.

Hier kommt eine kurze Übersicht über das derzeit gültige Arbeitszeitgesetz:

Die Regelarbeitszeit eines jeden Arbeitnehmers beträgt 8 Stunden am Tag und darf 10 Stunden nicht überschreiten. Pro Woche dürfen maximal 48 Stunden Arbeit geleistet werden. Das Arbeitszeitgesetz erlaubt jedoch Ausnahmen, wenn diese mittels eines Tarifvertrags oder einer Betriebs- bzw. Dienstvereinbarung geregelt sind. Nach Arbeitsschluss müssen dem Arbeitnehmer mindestens 11 Stunden ununterbrochene Ruhezeit zur Verfügung stehen. Ausnahmen bilden hier bestimmte Branchen wie etwa die Gastronomie oder Krankenpflege. Aber selbst ein leitender Arbeitnehmer in einer hohen Position darf seinem Vorgesetzten nicht rund um die Uhr zur Verfügung stehen. Zu Pausenzeiten gilt: Einem Arbeitnehmer steht nach 6 Stunden durchgehender Arbeit eine Pause von mindestens 30 Minuten zu. Bei 9 Stunden ununterbrochen geleisteter Arbeit beträgt die gesetzlich vorgeschriebene Pausenzeit mindestens 45 Minuten. An dieser Stelle gelten jedoch Ausnahmen, die beispielsweise Kraftfahrer oder Jugendliche betreffen.

Die rund 3,5 Millionen Unternehmen in Deutschland stehen jetzt vor einer Veränderung und viele Arbeitgeber fürchten sich vor der auf sie zukommenden Bürokratie. Dabei ist die Lösung für dieses Problem sehr simpel. Digitale Zeiterfassung mittels Online-Dienstplanung bzw. Online-Schichtplanung sorgt dafür, dass Sie rechtlich immer auf der sicheren Seite sind. Die Dienstplan-Software ist so intelligent, dass sie zum Beispiel eine automatische Warnung beim Erreichen einer bestimmten Überstundenanzahl eines Mitarbeiters ausgibt. Dieser Vorgang ist essenziell für die Einhaltung des Mindestlohngesetzes, da Teilzeitarbeiter bei zu vielen Überstunden schnell unter die Mindestlohnschwelle fallen. Durch einen Online-Schichtplan bekommen Arbeitnehmer und Arbeitgeber definitiv mehr Rechtssicherheit.

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Mehr Gerechtigkeit

Die Vertrauensarbeitszeit hat einen entscheidenden Nachteil. Manche Mitarbeiter arbeiten viel zu viel und andere zu wenig. Zwar sind die Überstunden, die jemand auf der Basis von Vertrauensarbeitszeit leistet im Grunde „freiwillig“, dennoch ist das System unfair. Eine langfristige Überschreitung der gesetzlich festgeschriebenen Maximal-Arbeitszeit kann sich zudem auf die Gesundheit der Mitarbeiter auswirken. So richtig kontrollieren kann ein Arbeitgeber die Arbeitszeit seiner Angestellten auf Basis von Vertrauensarbeitszeit nicht. In den Jahren 2017 und 2018 wurden laut Statistik etwa eine Milliarde unbezahlter Überstunden in Deutschland geleistet.

Mit der digitalen Zeiterfassung eines Online-Schichtplaners werden Arbeits- und Pausenzeiten ganz einfach in Echtzeit vermerkt. Angestellte können sogar ganz bequem per App auf ihrem Smartphone „ein- und ausstempeln“. Die geleisteten Stunden werden allen Mitarbeitern auf ihr Arbeitszeitkonto gutgeschrieben.

Schnell und einfach einen Überblick verschaffen

Das Arbeitszeitkonto eines jeden Mitarbeiters können der Mitarbeiter selbst und ihr Vorgesetzter jederzeit transparent einsehen. Auf diese Weise sind Missverständnisse ausgeschlossen. Alle Informationen liegen dem Arbeitgeber sofort vor und können auch vom Angestellten eingesehen und kontrolliert werden. Mithilfe von Dienstplan-Software ist eine direkte Kommunikation innerhalb Ihres Unternehmens garantiert.

Zeitersparnis durch digitale Zeiterfassung

Dank intelligenter Zeiterfassung können Sie im Umkehrschluss sehr viel Zeit und Mühen einsparen. Ihre Mitarbeiter müssen keine eigenen Zeitpläne mehr führen, Zeiten hinterlegen oder korrigieren. Die Vorgesetzten müssen die Arbeitszeit ihrer Angestellten nicht ständig nachprüfen und mit ihren eigenen Aufzeichnungen vergleichen. 

Mit einem Klick werden alle wichtigen Informationen über die exakte Arbeitszeit jedes Mitarbeiters bereitgestellt. Unregelmäßigkeiten in der Arbeitszeit erkennt das System sofort. Vorgesetzte werden unmittelbar über alle Vorgänge benachrichtigt. Die digitale Zeiterfassung eines Online-Dienstplans vereinfacht dank akribischer, transparenter und stets aktueller Dokumentation viele Prozesse innerhalb Ihres Unternehmens und entlastet die Personalabteilung. Mit Dienstplan-Software wird es nie wieder Papierberge und unübersichtliche Excel-Tabellen in Ihrem Betrieb geben.

Mehr Flexibilität

Durch die außerordentlich sichere und einfache Dokumentation mithilfe der digitalen Zeiterfassung, können Arbeitszeiten auf Wunsch auch viel flexibler geleistet werden. Wenn es der Beruf zulässt, können Mitarbeiter ihre eigene Arbeitszeit mit einem Online-Dienstplan mitgestalten und sich gezielt für Schichten eintragen oder Schichten tauschen. Alles passiert schnell und einfach online, auf Wunsch mittels einer Dienstplan-App auf dem Smartphone.

Auf diese Weise können Ihre Angestellten anderen außerberuflichen Verpflichtungen wie dem regelmäßigen Werkstatt- oder Zahnarztbesuch viel unkomplizierter nachkommen. Urlaubsanträge lassen sich mit Dienstplan-Software leichter und schneller bearbeiten. Krankheitsfälle sind schnell im System eingetragen. Durch die gute Übersichtlichkeit der intelligenten Zeiterfassung können Sie Personallücken im Voraus erkennen und verhindern. Online-Dienstpläne sind zukunftsorientiert und verbessern garantiert die Mitarbeiterzufriedenheit.

Machen Sie sich die digitale Zeiterfassung eines Online-Dienstplans zunutze!

Seien Sie immer auf dem neuesten Stand, erkennen Sie Probleme im Voraus, vereinfachen und verbessern Sie die Kommunikation und Ihrem Unternehmen. Nehmen Sie sich die Zeit künftig mehr Zeit zu haben und nutzen Sie Personalplanung-Software in Ihrem Betrieb, um zahlreiche Prozesse effizient zu optimieren und zu vereinfachen. Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen danken.

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